リアルイベント（オフラインイベント）の開催メリットは？成功のポイントも解説

2023年1月14日

リアルイベントとは、会場に人を集めて直接コミュニケーションを取りながら、リアルな体験を提供するイベントです。五感に訴えかける体験を提供し、ブランドづくりや購買意欲の向上に繋げられるのがメリットです。コロナ禍でオンラインイベントが主流になりましたが、最近ではリアルイベントの開催も戻りつつあります。本記事では、リアルイベントの開催メリットや成功させるためのポイントを解説します。

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リアルイベントとは

リアルイベントとは、実際の会場に人を集めて、参加者とコミュニケーションを行いながら、リアルな体験を提供するイベントです。

対面でのイベントなら、参加者の五感にはたらきかけて訴求できるため、オンラインでは伝わりにくいことも効果的に届けられるのがリアルイベントの特徴です。

リアルイベントの開催ケースとして、就活生向けの企業説明会、ブランドのポップアップストア、BtoBサービスの展示会などがあります。

イベントマーケティングにおける開催目的

そもそも企業のマーケティング活動において、イベントがどのような目的で開催されるのでしょうか。

▼イベントマーケティングの主な実施目的
・認知度向上、ブランディング
・ファンの獲得、深いコミュニケーション
・新規顧客の獲得
・商品やサービスの販売
・既存顧客のフォロー

たとえば、就活生向けの企業説明会の場合、自社単独開催形式では、既に企業を認知している就活生を対象とした、より深いコミュニケーションを目的とする一方、合同説明会への出展では、幅広い就活生からの企業認知度向上を期待します。

ブランドのポップアップストアでは、世界観を作り込むことでブランディングにも寄与します。ファンや新規顧客の獲得、商品の販売、既存顧客のフォローにも繋がります。

BtoBサービスの展示会では、認知度向上、新規顧客の獲得を目的として参加する企業が多いでしょう。

イベントマーケティングの種類や、オンラインからリアル開催への変化については、以下の記事で詳しく解説していますのでご覧ください。

リアルイベントだからこその開催メリット

イベントの開催形式には、リアル・オンライン・ハイブリッドの3種類があります。その中でも、リアルイベントならではの強みをご紹介します。

参加者の五感に訴えかける体験で、オンラインでは伝えづらいことが伝わる

リアルイベントならではの特徴は、「参加者と対面でコミュニケーション」が取れ、「五感に訴えかける体験」を提供できることにあります。

実際にイベント会場に足を運んだ参加者に対し、商品・サービスを手に取って試したり、飲んだり、食べたりできるような場を提供できます。WebサイトやWeb広告とは違い、テキストや映像だけでは伝わりきらなかった感覚までを伝えられるのです。

このように、他の手法に比べて圧倒的に「深い」コミュニケーションを取れることがリアルイベントの強みです。

また、リアルイベントでの体験自体が、商品やサービスの「ブランドの世界観」として伝わります。

特に、BtoCサービスの中には、参加者である消費者がブランドの世界観に没入して、よりファンになってもらうことを目指し、リアルイベントでの体験を強化する企業もあります。たとえば、サービスのオーナーが直接接客をしたり、企画開発時のエピソードを話したり、世界観が伝わるような装飾を行ったりしています。

興味関心度や購買意欲が高い顧客と出会える

イベント会場に来場する参加者は、商品・サービスに興味関心を持っていて、購買意欲が高い可能性があります。

どこからでも参加できるオンラインイベントとは異なり、リアルイベントは実際に会場へ足を運ぶ必要があります。時間と場所の制限があり、手間もかかるため、来場している時点で関心度は高いといえるでしょう。

こうした見込み度の高い顧客と出会え、効率的にアプローチできるのは、リアルイベント開催のメリットです。

リアルイベントを成功させるためのポイント

リアルイベント開催を成功させるには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。ここでは、リアルイベントならではのポイントに絞ってご紹介します。

開催前：配布物や展示物などの準備

リアルイベント開催の最大のメリットを活かすために重要になるのが、会場内で展示する物や配布物などの準備です。

リアルイベントだからこそ提供できる「体験」に焦点をあてて、商品・サービスを実際に試せるなど、参加者の五感に訴えかけられるようなものにすると良いでしょう。

たとえば、商品のサンプル・試供品や、無料体験などのクーポンは、実際に試してもらいやすく、参加者の印象にも残りやすいので配布物としておすすめです。その他にも、商品ロゴが印字された手提げ袋の中に、商品ロゴの入ったステッカーなど関連グッズや紹介資料を入れて手渡す企業もあります。

会場内の装飾は、商品・サービスのブランドイメージに繋がります。どのような印象を持ってほしいかを考えて準備してください。

開催前：ターゲットにあわせた集客

リアルイベントは参加者に実際に足を運んでもらう必要がある分、興味関心度が高くないと参加してもらえません。だからこそ、より参加したくなるような効果的な集客を行いましょう。オンライン開催にも共通しますが、ターゲットの興味関心にあわせて集客手法を変えることがポイントです。

想定参加者のフェーズごとに適切な訴求場所が異なります。たとえば、以下のようにわけて、集客施策を検討してみてください。

認知層：マスメディアやプレスリリースなどで広く周知
興味関心層：専門メディアやSNS広告、メール配信など
比較検討層：リスティング広告など
既存顧客：メール配信、SNS投稿など

過去に名刺交換などでメールアドレスを取得している場合、イベント管理プラットフォームのメール配信機能を活用して、簡単にイベントの案内メールを送ることも可能です。

開催中：参加者の情報をオンライン上で管理

リアルイベント開催時に注意したいのが、名刺交換など参加者の情報管理です。

特にBtoB企業が主催するイベント（展示会など）では、名刺交換を行うことが慣例のようになっており、終了時には手元に名刺が山積みになることもあるでしょう。集めた名刺情報を集約して、参加者を管理するのは手間がかかります。

そのため、オンライン事前登録機能や、QRコードによる受付管理機能を活用し、スムーズに参加者情報を管理できるようにしてください。

開催後：参加者のアフターフォロー

イベント後に参加者に対して行うアフターフォローが大切です。参加者と接点を持ち、イベント開催の目的・ゴールに応じてコミュニケーションをとりましょう。たとえば、商談の場の提案、商品やサービスの購入促進などです。

ただし、リアルイベントだからこそ難しいのが、参加者の個々の行動履歴を追うことです。

ツール等を使わずにイベント開催する場合、「どのような商品・サービスに興味を持ち、どのような体験をしたのか、どこに疑問を持ったのか」を把握することは、非常に難しく工夫が必要です。

イベント管理プラットフォームを活用すれば、入退場履歴やメール開封履歴、Webアンケートなどの機能を使って、リアルイベントの開催においても、相応の行動履歴データを取得可能です。これらのデータを用いれば、参加者に個別のアフターフォローを行うこともできます。

リアルとオンラインの融合「ハイブリッドイベント」の可能性

コロナ禍でオンライン開催が主流になり、その後、リアル開催とオンライン開催をかけ合わせた「ハイブリッドイベント」も注目を集めています。

リアルイベントだけではアプローチしきれない層（会場には参加できない遠方の人や海外の人、リアルイベント参加には足が重いが一定の興味はある人、短時間であればイベント参加できる人など）も参加できるため、より参加者層を広げたいと考えている企業にはおすすめです。

ハイブリッドイベントについては、以下の記事で詳しくご紹介しています。

まとめ｜リアルだからこそのメリットを得られるイベントに

リアルイベントは、会場選定から装飾・配布物などの準備、当日のオペレーションまで、準備にコストがかかり負担も大きくなりがちです。その一方で、オンラインイベントでは伝えきれないことを伝えられる機会にもなります。

リアルだからこそのメリットを得るためには、事前準備が大切です。

QRコードによる受付管理やイベントバッジ（名刺）印刷、名刺交換・リード管理が楽になるリードキャプチャ機能など、リアルイベント用の機能も充実しつつ、オンラインイベント、ハイブリットイベントにもフル対応、イベントの企画・実施を効率的に行うことができるイベント管理プラットフォーム「Cvent」をぜひご利用ください。