セミナー（ウェビナー）の案内・お礼メールのポイントを解説【テンプレート付き】

セミナー（ウェビナー）の開催に欠かせない、メールでのご案内。開催前には、イベント案内メールや申込者へのリマインドメール、開催後には、参加者へのお礼メールなど、複数のメール文面を用意する必要があります。初めてのメール作成では内容に迷うかもしれませんが、ポイントを掴めば簡単です。本記事では、セミナーの案内メール・お礼メールそれぞれの作成ポイント、例文、送り方などをご紹介します。

【開催前】集客目的の案内メールのポイント

集客目的の案内メールは、セミナーに興味がある人にメールを「開封」してもらい、申込みフォームで「参加申し込み」してもらうところまで惹き付けることが重要です。

参加者を集客するためのセミナー案内メールの作成時に検討したいポイントをご紹介します。

「いつ」案内メールを送信するか？

セミナー集客のメール集客は、遅くともセミナー開催の2〜3週間前から開始します。日程が近すぎるとすでに予定があるなどの理由で、参加を見込めなくなる可能性があるからです。また、集客予測が外れた場合、開催直前に慌てて追加の集客施策を打っても難しい可能性が高まります。

セミナー開催までに、2〜3回ほど同じ送信リストに対してメールを送り、徹底的に周知していきましょう。

ただし、すでに参加登録済みの方に何回も案内メールを送付するのは、顧客体験上、好ましくありません。申し込み済みの方のメールアドレスを除く作業を行うことをおすすめします。

送信リストや参加者一覧をExcelなどでアナログ管理している場合は運用に手間がかかり大変ですが、メール配信システムやメール配信機能が含まれたイベント管理プラットフォームを使えば効率的に作業できます。

「誰に」メールを送信するか？

セミナー集客の案内メールは、セミナーの目的やゴールに合う対象者をセグメントして送信しましょう。保有リードのすべてに一括送信すると、興味のない人からオプトアウトされる可能性もあるからです。

なお、案内メールの送り方には「一斉配信」と「セグメント配信」があり、メール配信システムなどを活用すれば、顧客の属性などに合わせたメールの出し分けの運用がスムーズになります。それにより、よりセグメントにカスタマイズした案内メールを送信でき、申し込み確率を高めることにも繋がります。ただし、顧客属性ごとにそれぞれ文面を考える必要はあります。

「どんな」情報を送信するか？

案内メールには以下の情報を含めてください。

• セミナーの目的
• テーマ、内容、講師の紹介
• 申込方法・申込ページのURL
• 近日開催の他セミナーの案内（あれば）

特に、セミナーの開催概要は箇条書きや表にして分かりやすく記載するのがおすすめです。案内メールでは、あくまで興味を持ってもらうことを目的とし、案内メールには書ききれない詳細情報や申し込み時の細かい注意点などは、申し込みページ側に記載するのが良いでしょう。

集客目的のセミナー案内メールの例文

セミナー集客の案内メールの例文をご紹介します。

まずはメールを開封してもらえなければ意味がありません。メールの件名を見ただけで内容や参加するメリットが明確に分かるように、魅力的なタイトルを考えましょう。

同じ送信リストに複数回送信する場合は、件名の冒頭に「まもなく締切！」などの文言を入れるなどアレンジしてください。

冒頭の挨拶文にあたる箇所には、「どんな方におすすめか」や参加メリット（最新の動向が学べる・成功事例あり・参加特典付きなど）なども入れておくと、より興味を引くことができるはずです。

件名：【参加無料】リアルイベントの成功法則を学べるセミナー開催！参加特典付き
本文：
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いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
本日は、これからリアルイベントに取り組みたいとお考えの皆様へ、イベントマーケティングの基礎知識や、リアルイベントの成功法則を学べるセミナーのご紹介です。

弊社のサポート実績をもとに、リアルイベント開催のポイントや事例をご紹介します。

ご参加後、アンケートにご回答いただいた方には「イベント開催に失敗しないための15のチェックポイント」をプレゼントします。

お申し込み・セミナーの詳細は下記リンクからご覧いただけます。
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・テーマ：事例から学ぶ リアルイベントの成功法則セミナー
・開催日時：20××年 ×月××日（×）14:00〜15:00
・開催方法：Zoomウェビナー
・参加費：無料
・主催者：◯◯株式会社
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・こんな方におすすめ
　・リアルイベント開催を検討している方
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・参加特典：資料「イベント開催に失敗しないための15のチェックポイント」
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セミナー詳細・お申し込みはこちらから。
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ご参加お待ちしております。

【開催前】リマインド目的の案内メールのポイント

セミナーへの参加申し込みを行った方に対して、リマインド目的で案内メールを送ることは、当日の参加率を上げるために重要です。

リマインドメールの送信は、開催の3日前・前日・当日の朝・開始前1時間〜15分前などのタイミングで、2～3回ほど送ることをおすすめします。

ポイントは、参加方法やURLを分かりやすく添付することです。冒頭の挨拶などが長いとかえって分かりづらくなるため、バナーや装飾などで分かりやすくしましょう。

リマインド目的の案内メールの例文

参加申し込み済みの参加者へのリマインドメールの例文をご紹介します。

リマインド目的の案内メールは、開始時間や当日の参加方法などを記載して、参加し忘れないようにリマインドすることが目的です。以下を簡潔に伝えましょう。

• 開催日時
• 参加方法
• 参加前に必要な登録（あれば）

件名：【×月×日(×) 14時〜】参加URLのご案内：リアルイベントの成功法則セミナー
本文：
◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
×月×日開催の「リアルイベントの成功法則セミナー」の参加方法をご案内します。

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＜ご参加時のご案内＞
・本セミナーはZoomウェビナーでの開催です。顔出しはありませんのでご安心ください。
・入室前にお名前・メールアドレスの登録画面が表示されます。事前に登録を済ませておくとスムーズです。

ご参加後、アンケートにご回答いただいた方には「イベント開催に失敗しないための15のチェックポイント」をプレゼントします。

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・テーマ：事例から学ぶ リアルイベントの成功法則セミナー
・開催日時：20××年×月××日（×）14:00〜15:00
・開催方法：Zoomウェビナー
・参加費：無料
・主催者：◯◯株式会社
・講師：◯◯◯◯氏

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　・リアルイベント開催を検討している方
　・会場でのイベント開催に不安を感じている方
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▶ご参加はこちらから：https://~~
ご参加お待ちしております。

【開催後】セミナー参加のお礼メールのポイント

セミナー終了後、参加者に対してお礼メールを送りましょう。

セミナーの目的によってお礼メールの内容は異なりますが、参加者に取ってほしいアクションがあるはずです。例えば、商談のアポイント獲得や、商品・サービスの購入・契約などです。

次のアクションを起こしてもらえるよう、メールの送付タイミングや内容を検討してみてください。

お礼メールを作成する前に検討したいポイントをご紹介します。

「いつ」お礼メールを送信するか？

セミナー参加者へのお礼メールは、なるべく当日中、遅くとも数営業日以内に送信しましょう。開催直後はセミナーの内容などが参加者の記憶に残っているため、次のアクションに繋がりやすくなります。セミナー実施前にあらかじめ文面を用意しておき、すぐに送信できるようにしておきましょう。

「誰に」メールを送信するか？

お礼メールはできれば参加者の参加状況にあわせて、内容を変更することが理想です。例えば、セミナーに最後まで参加している・途中参加/退出している・申し込みをしたが参加しなかったなどに分けられます。

お礼メールは参加者に次の行動を促すことが目的です。「どんな」情報を渡して誘導するのかをセットで考えて、セグメントして送信することをおすすめします。

「どんな」情報を送信するか？

参加者に適切な情報を渡して、次の行動を促せるような内容を送りましょう。以下のような項目を検討してください。

• セミナー内で紹介したサービスページ・資料請求・商談の日程調整
• アンケートURL
• 参加特典コンテンツ
• 次回セミナーの案内
• アーカイブ動画や他コンテンツの案内

セミナーお礼メールの例文

セミナー参加者へのお礼メールの例文をご紹介します。参加者の温度感や確度に合わせて複数用意して送信することがおすすめです。

確度の高い見込み顧客へのメール例文

セミナーに最後まで参加していたり、すでにアンケートに回答していたりする参加者は、比較的確度が高いと考えられます。

さらに関心度を高めるために、サービスページへの動線や資料請求、問合せの動線を入れて、次のアクションに繋げていきましょう。その上で、営業担当より電話でフォローを入れると、さらに商談などに繋がりやすいので、必ずしもメールだけに縛られず、アプローチを組み合わせて行うことをおすすめします。

件名：セミナーご参加のお礼・参加特典のご案内＜リアルイベントの成功法則セミナー＞
本文：
◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
この度は「リアルイベントの成功法則セミナー」へのご参加、誠にありがとうございました。◯◯様にとって有益な情報となりましたら幸いです。

本日開催したセミナーに関する資料を以下からダウンロードいただけます。
より詳細なサービス情報や、参加特典「イベント開催に失敗しないための15のチェックポイント」などを掲載しておりますので、ぜひご覧ください。
▶資料ダウンロードURL：https://~~

サービスに関してご不明点がある方や、お打ち合わせをご希望の方は以下よりお気軽にご連絡ください。
▶お問い合わせURL：https://~~
▶お打ち合わせURL：https://~~

次回のセミナーは「リアルイベント開催のKPI設定・振り返りポイント徹底解説」です。
詳細は以下よりご覧いただけます。
▶次回セミナーの詳細：https://~~

引き続き◯◯株式会社をどうぞよろしくお願いいたします。

確度の低いナーチャリング顧客へのメール例文

セミナーに途中参加・途中退室した方には、ナーチャリングを意識した内容にすることがおすすめです。

サービスの宣伝よりも、次回セミナーに参加してもらえるような情報や、より役立ててもらえるコンテンツの紹介などを入れるだけに留めてください。

申し込みしたものの不参加だった方には、当日の資料・アーカイブ動画・次回のセミナーの案内などを送ることでナーチャリングになるため、送るかどうか検討してください。

件名：セミナーご参加のお礼・参加特典のご案内＜リアルイベントの成功法則セミナー＞
本文：
◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
この度は「リアルイベントの成功法則セミナー」へのご参加、誠にありがとうございました。
◯◯様にとって有益な情報となりましたら幸いです。

本日開催したセミナーに関する資料を以下からダウンロードいただけます。
▶資料ダウンロードURL：https://~~

また、アンケートのご回答がまだの方は、×月×日までにご回答いただけますと幸いです。
アンケートご回答後に表示されるページより、参加特典「イベント開催に失敗しないための15のチェックポイント」をダウンロードいただけます。
▶アンケートURL：https://~~　（所要時間：1分程度）

次回のセミナーは「リアルイベント開催のKPI設定・振り返りポイント徹底解説」です。詳細は以下よりご覧いただけます。
▶次回セミナーの詳細：https://~~

引き続き◯◯株式会社をどうぞよろしくお願いいたします。

【送り方】セミナーの案内・お礼メールのポイント

セミナーの案内・お礼メールを送るときのポイントをご紹介します。

一斉配信かセグメント配信かを決める

メールの送信方法は「一斉配信」か「セグメント配信」に分けられます。

一斉送信の場合、手間をかけずに多くの人に送信でき、集客・お礼メールを効率化できます。ただし、興味がない人にも同じ内容で届くため、メールマガジンを配信停止されたり会社のイメージを悪化させたりする可能性があるため注意が必要です。

セグメント配信の場合、メール作成に手間はかかるものの、送信対象者の属性などに合わせた内容で訴求でき、集客や次のアクションに繋げやすくなります。

事前に用意したテンプレートからブラッシュアップする

セミナーの集客・案内・お礼メールは、一度テンプレートを作成すれば、中身を入れ替えるだけで簡単に作成できるようになります。

前回送信したメールの開封率・URLクリック率などを出し、タイトルなどをブラッシュアップして運用していきましょう。

メールからの効果が出ていないと感じたら、以下のようなポイントで工夫してみてください。

＜メールの工夫ポイント＞

• ファーストビュー内にリンクを設置する
• CTAには「ボタン」と「アンカーテキスト」を挿入する
• アンカーテキストを活用する（お申し込みはこちら・資料ダウンロードはこちらなど）
• 2〜3行ごとに改行したり、フォントを太字にしたりする

メール配信システムを活用する

セミナーの案内・お礼メールの送信には、イベント周りのメール配信運用を楽にしてくれるシステムを活用することをおすすめします。以下のようなことが可能になり、作業にかかる時間を短縮できるでしょう。

• メール内への参加者名の挿入
• セグメント配信
• 自動リマインダー送信
• アンケート未回答者への再送信
• 開封率・URLクリック率の計測・集計

イベント管理プラットフォーム「Cvent」には、イベント周りのメール配信運用を楽にしてくれる機能が備わっており、イベントマーケティングに嬉しい機能が充実しています。

Cventでは、以下のようなメールのテンプレートがあらかじめ用意されているのでメール作成の手間も軽減できるでしょう。

• 招待メール
• リマインダーメール
• アンケート回答依頼メール
• アンケート回答お礼メール
• アンケート未回答者へのリマインドメールなど

また、イベント参加者のステータスに応じたメール送信のトリガー設定も柔軟にできます。メール配信ツールのように、参加者名の挿入や、お礼メールに埋め込んだ資料の閲覧有無の計測なども可能です。

まとめ｜適切なメール配信でイベントを成功させよう

今回はセミナーの集客・リマインド・お礼メールのポイントと例文をご紹介しました。

メールでの案内時には、メール配信機能が備わったシステムを活用すると便利です。イベント管理プラットフォーム「Cvent」は、メールだけでなく、申し込みページ作成やレポート機能など、イベントマーケティングに嬉しい機能が充実しており、リアル、オンライン、ハイブリッドの全てのイベント形式に一元対応するイベント管理プラットフォームです。ぜひあわせて検討してみてください。