成功する共催セミナー（ウェビナー）のポイントと注意点を解説

マーケティング施策としてセミナー・ウェビナーを実施する企業が増えています。中でも、他社とともにコンテンツを提供する「共催セミナー（ウェビナー）」は、自社ではアプローチできていない層の集客を見込めることが大きなメリットです。

共催開催にあたっては、自社単独開催以上に、開催目的・期待する効果・ターゲットを明確にして企画に落とし込むことが成功の鍵です。本記事では、共催セミナー（ウェビナー）開催までの流れや成功するポイント、注意点を解説します。

共催セミナー（ウェビナー）の開催目的

他社と組んでコンテンツを提供するイベント、共催セミナー（ウェビナー）。

企業が共催セミナー（ウェビナー）を実施する主な目的は、新規リード獲得と既存リードのナーチャリングです。

自社単独では提供できない有益なコンテンツでイベント自体の集客性・参加満足度が高まったり、共催相手のブランドやハウスリストを活用することで、自社で集客できる層以外にもアプローチが可能になります。

共催セミナー（ウェビナー）のメリット・デメリット

自社開催ではなく共催だからこそ実現できる点と難しい点があります。

メリット：新規顧客の集客を期待できる

共催相手企業が保有するリードや集客チャネルによって、新規リードを獲得できる可能性があります。一つのセミナー（ウェビナー）に対して複数の企業が同時に集客を行うため、単独開催よりも多くの参加者を期待できるでしょう。

その他にも、同業種の会社や有名企業などと組んで実施することで、業界内で話題になるコンテンツを用意できる可能性があります。例えば、各社の登壇者が議論するパネルディスカッション形式など、自社開催では実施できない共催だからこその方式で実施すれば、コンテンツの幅が広がり、結果的に参加者の満足度向上にも繋がるでしょう。

デメリット：コミュニケーションコストがかかる

一方で、単独開催よりもコミュニケーションコストがかかるのがデメリットとなります。会場の手配や企画・準備の分担など、相談して決める項目が多数あるからです。タスクやクリエイティブ確認などにも、共催相手も確認するやりとりの往復が発生する分、時間がかかると見込んでおいたほうがよいでしょう。

また、共通のテーマを設定しようとして広義な内容になってしまい、サービスには関心の少ない潜在層からも多く申し込まれるリスクもあります。その上、参加者は一度に複数社の情報を受け取るため、単独開催よりも、自社サービスが印象に残りにくくなる可能性もあるのです。

共催セミナー（ウェビナー）の開催手順

共催セミナー（ウェビナー）を開催する場合、以下のような流れで検討・準備を進めてみてください。

共催相手企業の選定・打診

まずは、共催相手企業を探して打診することから始めます。共催相手の決め方は、開催する目的や得たいゴールによって異なりますが、以下の観点から検討してみてください。

▼選定基準

• ターゲット顧客層に共通点がある
• お互いに開催メリットがある
• 集客チャネルを持っている（重複しない）→ハウスリストの量に差がありすぎない
• 参加者に有益なコンテンツを提供できる

互いにターゲット顧客層が一致している、もしくは共通点があると、顧客層が関心を持つテーマを具体的に組み立てやすく、より有益なコンテンツを提供できます。そしてお互いの集客チャネルを活かして集客に取り組むことが可能です。その上で、双方に開催メリットがあるか、集客において重要なハウスリストの量に差がありすぎないか、を確認し、不公平感が生まれないように実施しましょう。

共催の依頼は、既にお付き合いのある企業に直接声をかけたり、問合せフォームなどからマーケティング担当者に向けて打診したりする方法があります。その際、どのようなテーマで共催セミナーを実施したいか、共催するメリット、自社サービスの紹介を入れて、相手企業が前向きに検討できるように提案しましょう。

開催概要やコンテンツ内容の打合せ

実施が決まれば、Webミーティングなどで、開催概要・企画の骨子や内容を詰めていきます。

企画のポイントは、各社のサービスが解決できる課題の共通点をテーマとし、それらに興味関心がある参加者にマッチしたコンテンツを提供することです。以下の3つを言語化し、共通認識を持つところから始めてください。

• 各社が解決できる課題の共通点
• ターゲット層
• ターゲットが抱える課題

骨子が決まれば、開催までのスケジュール・集客目標・準備の役割分担を決めましょう。

申込みフォーム作成・会場手配などの準備

概要やコンテンツ内容の決定後、告知ページを作成し、集客を開始します。

共催セミナー（ウェビナー）運営にまつわる業務は以下のようなものがあります。

• イベントページの作成
• 申込みフォームの作成
• 集客
• 申込者・出欠管理
• 会場の手配、もしくは、ウェビナープラットフォームの準備
• 事前・事後アンケートの作成
• 申込者へのリマインドメールの作成・送信

共催セミナー（ウェビナー）において集客はとても重要です。お互いの保有リードに対して集客を行うだけでなく、広告・SNS・プレスリリース・イベント集客サイトなどでも告知を行ってください。

また、リアル会場で開催する場合、早めにセミナールーム・イベントスペースを確保しましょう。アクセスのよい立地を選べば、集客にもポジティブに働きます。

登壇者の顔合わせ、当日の詳細の打合せ

当日までに登壇者同士と内容のすり合わせを行います。特にパネルディスカッション形式の場合、登壇者が互いに話したい内容を認識して、参加者が満足できる深い議論を届けられるように準備しましょう。

また、会場開催でもオンライン開催でも、事前にリハーサルを実施してください。

共催セミナー（ウェビナー）開催当日

共催セミナー（ウェビナー）当日は、スケジュールどおりにセミナーを進行します。

滞りなく進行するためには、当日は早めに機材チェックを行い、開始前に一通りのリハーサルを行うことが大切です。万が一、進行中に機材トラブルで接続できなくなった場合に備えて、もう一台予備のPCを用意するなど、対策しておくと安心でしょう。

よくあるトラブルは、タイムスケジュールが押してしまうことです。登壇者の話や質問者とのやりとりが長引いてしまうこともあるため、その際はどのコンテンツで時間を巻くのかをあらかじめ決めておいてください。

共催セミナーのときは特に、何か問題が発生したときにどのように決定するのか、そのフローや決定者を決めておきましょう。

事後フォロー、アンケート内容の共有

終了後、参加者に対してお礼メールとアンケートを送付します。その際、事後フォローとして、サービス資料を添付したり、商談の日程調整を打診したりし、次のアクションに繋げるようにします。

こうした事後フォローは、一般的には共催セミナーを誘った企業が主導して行うケースが多いです。事前に分担を明確にしておき、各社が個別に同じような内容のメールを送らないようにしてください。

アンケート回収・事後フォロー後、各社で振り返りを行いましょう。

成功する共催セミナー（ウェビナー）のポイント

大まかな流れを理解できたところで、成功させるために押さえておきたいポイントをご紹介します。

お互いの目的・ターゲット・期待する結果をすり合わせる

共催する企業同士で、開催の目的・ターゲット・期待する効果を明確にすり合わせることが重要です。お互いの目的や効果を認識できていると、コンテンツの内容や当日の進行の流れなどをスムーズに検討できます。

特にターゲット層が明確になっていると、セミナータイトルや集客チャネルを決めやすいです。ターゲット層の業界・職種・役職・抱える課題などを明らかにして、ペルソナに落とし込んでください。

その上で、どのような流れで情報提供し、参加者の興味関心レベルを高めていくのかを企画に落とし込んでいきましょう。

決定権をどちらが持つのかを決めておく

自社と共催相手のどちらが主導するのか、どちらが決定権を持つのか、決めておきましょう。決めずにそのまま進めると、互いに決めきれない発言ばかりが続いて、準備が間に合わなくなるなど開催自体に支障をきたす可能性があります。

決定権をどちらに持たせるのかに関しては、集客や会場などイベントにかかる費用を半分以上負担する企業に決定権を渡す例や、2回開催を前提にそれぞれ交代で決定権を持たせる例もあるようです。

タスクの分担などを決めておく

共催セミナー（ウェビナー）にかかる工数・タスクを洗い出し、事前に割り振って分担することがおすすめです。互いに責任を持つきっかけにもなります。基本的には声をかけた企業側が主体的に進行するケースが多いです。

共催セミナー（ウェビナー）開催時の注意点 

最後に、共催開催時の注意点を見ておきましょう。

個人情報の取り扱いに細心の注意を払う

取得した個人情報の取り扱い方針に応じてイベントページや申込みフォームなどに各社の個人情報保護方針を掲載するなど、個人情報の取り扱いには十分留意する必要があります。

また、特定電子メール法の観点からも、法律を守ったやり方・内容を配信できるようにする必要があります。個人情報を各社で共同利用するか、主催である企業から第三者提供するか、などの細かい運用を整理しつつ、自社の法務部門に確認の上、共催相手とも相談するのがよいでしょう。

リードへのフォロータイミングや役割分担の合意をとる

共催セミナー（ウェビナー）で獲得したリードへのフォローを行うタイミングや、どちらが代表してアクションするのかの分担（お礼・アンケートメールだけは１社がまとめて行うのか、もしくは、特にフォロールールは設けず、各社自由にアプローチを可能にするかなど）に関して、あらかじめ合意を取っておきましょう。各社の不公平感をなくせる上に、参加者の体験を損なうのを避けられるでしょう。

興味度や導入意欲が高い場合などアンケートの結果を踏まえた対応を揃えるのも大切です。アプローチ前にアンケート回答を確認して状況に応じた連絡を入れるよう、ルールを決めておくのも一つの手です。

自社の既存顧客やアプローチ中の見込み顧客で、どうしても共催相手からのアプローチを遠慮したい場合は、明確に伝えておくのも大事でしょう。

まとめ｜より効果的に共催セミナーを実施しよう

共催セミナー（ウェビナー）を成功させるには、お互いの目的やゴールを明確にして、コンテンツ企画や集客を行うことが大切です。また、準備にかかるコストを見据えたリソースの確保、個人情報の取り扱いなど、気をつけるべきポイントもあります。

共催イベント開催を効率的に進めるためにも、リアルセミナーもウェビナーも一元的に対応可能なイベント管理プラットフォームを活用することをおすすめします。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」では、タスクや予算を一元管理し、申込みページ作成や参加者管理なども簡単にできます。スムーズに企画・準備を進められるよう検討してみてはいかがでしょうか。