シンポジウムとは?フォーラム・講演会との違い、開催方法を解説
ビジネスや政治においてよく開催される「シンポジウム」とは、特定のテーマに対して複数の有識者が発表・議論を行うイベントを指しています。シンポジウムと似た言葉に「フォーラム」「カンファレンス」「学会」などがあり、違いが分からない人も多いのではないでしょうか。 今回はシンポジウムの特徴とその他のイベントとの違い、開催方法をご紹介します。
シンポジウムとは
シンポジウムとは、ある一つのテーマに対して、複数の有識者が異なる観点から、一般聴衆者の前で発表・議論・質疑応答等を行うイベントです。「シンポジウム」を言い換えると「公開討論会」「研究発表会」の意味になります。
そもそもシンポジウムの語源は、古代ギリシア時代の酒食の席「饗宴」を意味する「シュンポシオン(symposium)」だと言われています。宴の席で列席者が愛について論じる形式で書かれた、プラトンの著書『饗宴』をきっかけに、親しい雰囲気で議論が行われることをシュンポシオンと呼ぶようになりました。
現代のシンポジウムでは、基調講演の後に、有識者による発表やパネルディスカッションが行われ、随時、一般参加者からの質疑応答にも回答する流れが多いです。
たとえば、経済産業省 関東経済産業局主催のシンポジウム「地域MaaS社会実装シンポジウム」では、基調講演・事例発表・調査報告が行われたあとに質疑応答が行われています。
参考:https://www.kanto.meti.go.jp/seisaku/jidosha/r4fy_area_mass_symposium.html
シンポジウムと「フォーラム」との違い
「フォーラム」とは、集団で討論を行うことや、その討論の場のことを指しています。一つのテーマに対して、結論を出すことを目的にする場合が多いのが特徴です。
フォーラムの由来は、古代ローマに集団討論が行われていた「公共広場」を意味するラテン語「フォルム(forum)」だとされています。この集団討論では、一つの議題に対して多くの参加者同士が議論し、最終的に多数決で賛否を決めていました。その名残りで、現代でもフォーラムでは、一つのテーマに対して結論を出すことを目的として開催されるようです。
たとえば、内閣府主催のフォーラム「ESRI政策フォーラム」では、基調講演の後、パネルディスカッションが行われ、会議の概要や議事の記録が公開されています。
参考:https://www.esri.cao.go.jp/jp/esri/workshop/forum/kaisai.html
つまり「シンポジウム」は意見交換の場としての意味合いが強いですが、結論を導き出そうと議論が進行するのが「フォーラム」です。ただし、「シンポジウム・フォーラム」と併記して開催されるケースも多く、明確な違いがないとも言えます。
シンポジウムと「カンファレンス」との違い
「カンファレンス」とは、おおよそ100人規模以上の大きな会議を指しており、業界の情報共有や重要事項の話し合い、課題解決のための議論などを行うイベントです。
カンファレンスの語源は、話し合いや協議会などを意味する英語「カンファレンス(conference)」です。
複数人の有識者や専門家が集い発表や議論を行う点では、シンポジウムとカンファレンスは同義ですが、一般聴衆者が参加するシンポジウムに対し、カンファレンスでは、関係者外には一般公開せずに開催するケースが一般的です。
特に医療業界でのカンファレンスにおいては、専門家のみが集って議論されるケースが多いです。たとえば、各病院・医療センターごとに行われる「臨床病理カンファレンス(CPC)」は、病院やセンターの医師に加えて、各分野の教授なども参加し、病気について先端事例をもとに話し合いが行われています。
シンポジウムと「学会」との違い
「学会」は、学者や研究者が自身の研究成果を発表し、その妥当性などを検討・議論する場です。学会を通して、その研究分野の発展や普及につなげる目的で実施されます。
シンポジウムと比べて、学会はよりテーマが明確であり、参加する学者や研究者も、同じ研究をしていることが特徴です。
たとえば、「日本リハビリテーション連携科学学会」では、リハビリテーションをテーマに、医師や教授が参加し講演や発表を行っています。
参考:https://www.reha-renkei.org/activity/conference/24st/24st-conf.html
シンポジウムと「セミナー・講演会」との違い
「セミナー・講演会」は、一つのテーマに対して知見などを聴衆に向けて講演する形式のイベントです。
知見を持つ専門家や講師が登壇して発表し、参加者は発表を聞いて質問をするなど、能動的に学ぶ場としての意味合いが強いのが特徴です。講演会では複数の人が登壇するよりも、一人の講演者がテーマについて話す形式が多いです。
シンポジウムのやり方
シンポジウムを開催するには、何に気をつければいいのか分からないという方も多いと思います。ここでは、シンポジウムの開催方法やポイントを、ステップごとに解説します。
目的を決めて企画する
まず、シンポジウムの開催目的・内容を決めましょう。伝えたいテーマや、どの層に広めたいかを明確にし、分かりやすいタイトルを設定することが大切です。開催日時・定員・参加費なども決めます。
ポイントは、シンポジウムのプログラム構成にあります。シンポジウムでは、いきなり公開討論を行うのではなく、基調講演などを行ってから議論・質疑応答を行う形式が定番です。これにより、登壇者が事前に共通認識を持ったうえで、質の高いディスカッションを行うことができるようになります。
また、参加費は、一般参加、大学院・大学生などで料金に差をつけたり、学生は無料にしたりと、幅広い層に学びの場としてもらう工夫を凝らすところもあるので参考にしてください。
開催形式(リアル・オンライン・ハイブリッド)を決定する
シンポジウムをどの形式で開催するかを決めましょう。対面で実施するリアル形式、関係者全員がリモートで参加するオンライン形式、対面とリモートを組み合わせたハイブリッド形式の3種類あります。
リアル形式の場合、メリットは登壇者や参加者が熱量を互いに感じられるところにあります。参加者同士の繋がりを生み出してシンポジウムのテーマ・業界を盛り上げることが目的であれば、シンポジウム後に懇親会を開催して交流を深めやすいリアル開催の方が良いでしょう。
リアル会場を選定する際は、駅からの距離や、場所の分かりやすさ、会場のキャパシティ(定員)などで検討してください。検討開始時期が遅いと会場を抑えにくくなるため、1年から半年ほど前から選定に取り掛かることがおすすめです。
オンライン形式の場合、遠方の人も参加できるため、多くの人に参加してもらえる可能性が高まります。また、チャットや質疑応答の機能を持ったツールを使えば、リアルタイムに参加者の声を拾うことができるため、議論の幅が広がる可能性もあります。海外の専門家に登壇を依頼することもできるのは、オンライン形式ならではの大きなメリットでしょう。
ハイブリッド形式の場合、対面での熱量も届けながら、遠方からも参加できるのがメリットです。
どの形式で開催するかは、登壇者や参加者の年齢層にあわせて調整するのもおすすめです。オンライン上で参加することに慣れていない人が多い場合は、リアル形式で開催するなど、配慮して検討するとよいでしょう。
登壇者の選定・依頼をする
テーマや開催日時が決まれば、登壇者の選定と依頼を進めます。
シンポジウムでは、登壇する専門家ありきで企画するケースもあります。著名な専門家ほどスケジュール調整が難航する恐れもあるため、早めに依頼を出せるように企画内容を固めて打診してください。
集客や当日の準備を行う
シンポジウムの参加者の集客や当日の準備を進めます。参加者の申込みページを作成し、SNSでの告知、広告、関係者への招待状などで集客を行います。
リアル形式での開催の場合、当日の運営体制を定め、配布資料・製作物・参加者の受付動線などの準備を行いましょう。シンポジウムのプログラム構成によっては、様々な形式の発表・登壇が含まれることもあるため、登壇者の動線や必要なマイクの本数など、細かく確認しておくと安心です。
オンライン形式・ハイブリッド形式では、配信機材の準備や配信テストを行いましょう。音響機材やライブ配信ツールの使い方を確認し、スムーズに配信できるように準備することが大切です。
開催当日の運営を行う
シンポジウム開催当日は、時間が許す限りリハーサルを行い、細かなフローなども確認することをおすすめします。運営マニュアルを作成しておき、各スタッフが担当タスクのみならず、進行台本や業務オペレーション等、イベント全体のフローを十分に理解することで、トラブルの際にも柔軟にサポートに回れ、スムーズに運営できます。
事後にフォローアップをする
シンポジウムの終了後、登壇者へのお礼を欠かさず行い、今後のシンポジウムにも繋がるように関係性を築いておきましょう。
参加者にもお礼メールやアンケート依頼、次回のイベント案内などを送ります。事前にメール配信の準備を進めておくとスムーズです。
また、当日投影したスライド資料などをサイトにアップロードしたり、撮影した映像をアーカイブとして公開したりすることで、当日参加できなかった人にも議論の内容を共有できます。
こうした参加者との継続的な接点が、シンポジウムで掲げるテーマや目的の達成に近づきます。
シンポジウムをイベント管理プラットフォーム「Cvent」で開催する
シンポジウムの開催には、イベント管理プラットフォーム「Cvent」の活用がおすすめです。
シンポジウムは、基調講演やパネルディスカッションなどをプログラムに含めることで、登壇する関係者の人数も増えていきます。その分、スケジュール管理やタスク管理をミスなく行うことが重要です。
シンポジウムのテーマや目的を明確にできたら、集客や当日の運営を効率的にできるよう、ツールを活用するのがおすすめです。
イベント管理プラットフォーム「Cvent」を活用すれば、リアル・オンライン・ハイブリッドといった開催形式を問わず、効果的にシンポジウムを開催可能です。
たとえば、タスク・予算の一元管理や、イベントサイトの制作から招待メールなどの配信までCvent内で完結できます。
また、Cventのメール配信機能では、イベントの案内やリマインドメールなども簡単に配信可能です。開封率やクリック率などの集計もでき、次回のシンポジウム開催に向けてメールのタイトルや中身を改善できます。
その他にも、開催形式によって以下のような工夫が可能です。
【リアル開催】参加者の受付がQRコードで簡単に
リアル開催の場合、会場内での参加者の受付対応が必要です。定員が多いほど時間と手間がかかります。そこで、Cventの受付管理機能を活用すれば、QRコードを読み取るだけで簡単に受付を済ませることが可能です。
【オンライン開催】海外にも安定的なライブ配信が可能
オンライン開催の場合、Cventでライブ配信が可能です。チャットなどで参加者とのコミュニケーションや質疑応答も実現できます。事後には視聴データをもとに分析して、シンポジウムのプログラム構成などを振り返ることで、より良いシンポジウムを目指せるでしょう。
オンラインでのシンポジウムなら、海外の在住者や登壇者も参加しやすいので、グローバル開催に対応可能なツールを使うのがポイントです。Cventは、多言語対応、GDPR・CCPA準拠で、日本を含む100か国以上での開催実績があります。
まとめ|シンポジウム開催に効果的なツールを活用しよう
シンポジウムは、複数の有識者が発表・議論を行うことで、そのテーマや業界を盛り上げていくことができるイベントです。
どの形式でシンポジウムを開催するかは、関係者の年齢層や属性、交流会の有無、海外から登壇者を招待するかどうか等の条件を鑑みて検討し、誰もが参加しやすい場をつくっていきましょう。その点で、開催形式を問わず、より効果的にシンポジウムを実施するには、イベント管理プラットフォーム「Cvent」の利用がおすすめです。リアル・オンライン・ハイブリッド形式のすべてに対応しています。ぜひCventの活用も検討してみてください。