イベントプラットフォームとは？機能・メリット・選び方を解説

イベントや展示会の管理・運営を１つのツールで行える「イベントプラットフォーム」。開催準備からイベント当日、開催後のフォローまで一気通貫で実施でき、効率的に運営できます。今回はイベントプラットフォームの機能・導入するメリット・選定のポイントをご紹介します。

イベントプラットフォームとは

イベントプラットフォームとは、イベント・セミナー・展示会などを効率的に実施するための機能が備わったツールです。例えば、イベント運営に必要な申込者管理・ライブ配信・ブース出展などの機能があります。

企業がリード獲得・商談の創出・認知度向上・既存顧客フォローなどを目的にイベントマーケティングを実施する場合、以下のような多様な種類のイベントが想定されます。

• セミナー（ウェビナー）
• 展示会
• カンファレンス
• ラウンドテーブル
• 体験型イベント
• ユーザー交流会

このように幅広い種類のイベントを、リアル・オンライン・ハイブリッドなどのイベント形式を問わず効率的に実施できるのが、イベントプラットフォームです。

イベントプラットフォームというと、最近では「オンラインイベントプラットフォーム」と呼ばれる、オンラインでのイベント実施を想定されたツールも多いですが、リアル・ハイブリッド形式にも対応できる機能が備わっているツールもあります。

イベントプラットフォームの機能

イベントプラットフォームの具体的な機能は以下のようなものが挙げられます。ここではリアル・オンライン・ハイブリッド、すべてのイベント形式に対応し、かつ効率・魅力的にイベントを開催できるツールの機能を紹介します。

＜開催前＞

• イベント管理（タスク・予算など）
• イベントページ（事前登録ページ）制作
• 申込者・参加者管理
• MA・CRMツール連携
• メール配信
• 有料チケット販売・決済機能

＜開催当日＞

• 参加者の受付・認証
  • イベントバッジ（名刺）印刷
  • QRコード受付
• チャット・リアクション
• ライブ配信
  • 動画配信プラットフォーム連携
  • リアル会場の中継・同時配信（※ハイブリッド形式の場合）
• オンライン商談・ブース出展

＜開催後＞

• アンケート
• アーカイブ配信
• 参加データ集計、行動ログ解析

イベントプラットフォームの特徴として、イベント開催前から当日、開催後までに必要なすべてのアクションをカバーしている点が挙げられます。

イベントを企画しているマーケティング担当者としては、イベント当日の受付やライブ配信がうまくいくかを重視してしまいがちですが、イベントプラットフォームには開催前の集客・開催後のフォローなどにも効果的な機能が備わっているのです。

イベントプラットフォームを導入するメリット

イベントプラットフォームを導入すると、大規模なイベントでも集客から開催後のフォローまで一気通貫で実施できるようになります。

集客から申込者管理、ライブ配信、開催後のフォローまで完結

イベントプラットフォームの機能を活用すれば、参加者の募集や申込者の管理、当日の受付、ライブ配信、アンケート配信など、開催前から開催後までの必要な対応をすべて一つのプラットフォーム上で管理・実施できます。

それぞれ別のツールを利用していると、管理やデータ連携が複雑で手間がかかります。例えば、表計算ソフトをイベントにおける顧客管理基盤とした場合、リアルイベントの受付においては、顧客リストを印刷した上で参加者のチェックを行い、イベント後、参加/不参加のフラグを手動で表計算ソフトに打ち込み直す。イベント後のアフターフォローは、表計算ソフトのデータをメール配信ツールにインポートした上で、参加/不参加のフラグからメールの出し分けを行う。もし、実名アンケートを取りたい場合は、アンケート作成ツールで、名前やメールアドレスといった個人を特定可能な情報を再度取得しつつ、表計算ソフトで作られた顧客リストに情報を突合する。

このような個別の手作業での対応はミスも発生しやすくなります。特に参加者情報の更新・反映でミスが起きやすく、メールの誤配信や個人情報の漏洩を避けるためにも、同一ツール内で完結させられると安心です。

イベントプラットフォームを利用すると、集客から開催後のフォローまで１つのツールで一貫して行うことができるため、情報の分散が起こりにくく、管理を含めた作業負担を軽減させられます。

例えばリアルイベントでの受付管理においては、参加者一人ひとりに付与するQRコードを読み取るだけで受付が完了し、読み込んだ情報は自動的に参加者リストに反映されるため、イベントプラットフォーム上からそのままメールの出し分けが可能、開催後のアンケート配信などもスムーズに対応できます。

大規模イベントの運営管理も効果的に

参加者が数百人を超える大規模イベントでも、イベントプラットフォームを利用すれば効率よく管理・運営できます。

特にオンラインでの大規模イベントで重要なのは、安定してライブ配信ができることや、参加者と双方向にコミュニケーションが取れることです。専用ツールを活用することで、高画質・低遅延でライブ配信ができ、チャット・リアクションで参加者からの反応を得ながらイベントを進行できます。

また、イベントプラットフォーム上でタスク管理や予算管理を行えるのも便利な点です。大規模なイベントほど登壇者やブース出展社などの関係者が増え、工数や管理が複雑になります。タスク管理においては、主催者が出展者側の提出物を（メールではなく）イベントプラットフォーム上で一元管理できるので便利です。

大規模イベントのライブ配信であれば、専用の動画配信プラットフォームを利用するのも１つの手ですが、申込者管理からタスク・予算管理、メール配信まで一元化できるのは、イベントプラットフォームならではの魅力です。

取得データを分析・活用できる

イベントプラットフォーム上で取得しているデータを分析し、イベントマーケティングに活用できるのもメリットの一つです。例えば以下のようなデータを取得・管理できます。

• 申込者数
• 当日の参加率
• 参加者ごとの行動・視聴データ
• コンテンツへの関心度・満足度
• 交流の履歴

参加者に紐づく行動データは、開催後のフォローに活用可能です。例えば、途中でイベントを退室した履歴など、イベントの参加状態をもとに参加者をセグメント分けして、イベント後にメール配信を行えます。最後まで視聴していた人には商談の打診を、途中離脱した人には関連資料の送付を、といったようなナーチャリングが可能です。

また、参加者の行動を点数化して管理するスコアリング機能が備わったイベントプラットフォームもあります。スコアリング機能があれば、アンケート回答結果やオンライン上の行動ログから取得できるコンテンツへの関心度は、参加者ごとに点数化（スコアリング）することで、次のフォローをより明確化できます。イベント全体の振り返りや次回の改善のためにも活用できるでしょう。

イベントプラットフォームの選定ポイント

最後にイベントプラットフォームを選定するときに確認したいポイントを紹介します。

リアル・オンライン・ハイブリッド、どの形式に対応しているか

イベントプラットフォームには、リアルイベントに対応しているツールやオンラインに対応したツール、リアル・オンライン両方に対応できるツールがあるため、どの形式に強みのあるツールかを確認しましょう。

リアルイベントに対応しているツールには、イベント当日の受付がスムーズにできるQRコード受付機能や、イベントバッジ（名刺）のQRコードから読み取れるリードキャプチャ機能が備わったものがあります。これらの機能があることで、混雑や人的ミスなく受付対応・出展社ブースでのリード獲得ができるので便利です。

オンラインイベントに対応しているツールでは、ライブ配信機能やオンライン商談機能などがあります。映像配信だけではなく、展示会機能が付いたツールも存在します。

コロナ禍を経てオンラインイベントが浸透しましたが、対面での交流を求めてリアルでの実施も増えてきています。イベント形式が多様化する中で、オンラインとリアルそれぞれで別のツールを導入すると、費用や学習コストが二重に発生したり、他ツールとの連携に限界があったりと懸念があります。

今後のイベント展開を見据えて、リアル・オンライン両方のハイブリッド対応ツールを導入することがおすすめです。

セキュリティ対策や権限管理が十分にできるか

参加者の個人情報も扱うイベントプラットフォームだからこそ、セキュリティ対策が十分に行われているかどうかを確認しましょう。特に海外からの参加者もいる場合、GDPR（EU一般データ保護規則）やCCPA（カリフォルニア州 消費者プライバシー法）に準拠する運用が望まれます。

また、登壇者や視聴者など関係者の役割にあわせて利用できる機能に制限をかけられるか、管理権限を調整可能かどうかも確認しておきましょう。

必要な機能が備わっているか

事前に必要な機能を洗い出し、検討中のイベントプラットフォームに備わっているかを確認しましょう。

例えば、海外からの参加者が多い場合、イベントプラットフォーム自体が多言語に対応しているほうが使いやすいでしょう。オンライン展示会を開催する場合は、参加者と出展社がその場で商談できるような機能があると、よりインタラクティブな交流活性化が期待できます。

主催者・参加者が使いやすいか

デモ画面など実際の操作画面を確認して、主催者・参加者ともに使いやすいツールかどうかを確認するのも大切です。

オンラインで配信する場合、ツールに慣れていない人でも簡単に参加できるか、専用アプリではなくWebから参加できるかなどを確認しましょう。オンラインの会場内でブースを移動するような機能があるなら、直感的な操作でブース間を移動できるか確認するのも大切です。

主催者としては、より良いイベント体験にするためにも、参加登録や事前プロフィール作成、当日の受付など、オンライン・オフラインの機能それぞれが使いやすいかどうか、画面が見やすいかなどを確認してみてください。

開催実績が豊富で自社と近しい企業が導入しているか

イベントプラットフォームの利用実績が豊富かどうかも確認したいポイントです。イベント形式・内容・規模感などの観点で自社と近しい事例があれば、機能不足を感じることなく安定的にイベント運営をできる可能性が高まるでしょう。

累計イベント実施数や導入企業などの実績は、サービスサイトに掲載されていることが多いので確認してみてください。

まとめ｜イベントプラットフォーム活用で、イベントを成功させよう

イベントプラットフォームを導入すれば、集客から申込者管理、受付管理、ライブ配信、メール配信など、イベント運営に必要な対応をすべて完結して行うことができます。複数のツールを同時に使う必要がなくなるため、工数やミスを軽減できるでしょう。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」なら、リアル・オンライン・ハイブリッドすべてのイベント形式に対応可能です。GDPR・CCPA準拠でセキュリティ面でも安心。100か国以上で開催実績があり、多言語にも対応しています。取得したデータをもとにしたレポーティングも簡単で、開催後のフォローも適切に行えます。

自社に適切なイベントプラットフォームを導入して、イベントマーケティングを成功させましょう。