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カンファレンスとは?業界別の特徴・違い・開催形式を解説

カンファレンスとは、会議や協議会を意味し、社内外を問わず専門家などが集い、情報共有や話し合いが行われる場です。ビジネスや医療、学会などのシーンで開催されます。ミーティングやディスカッションとの違いや、業界ごとの目的について、理解しきれていない方もいるのではないでしょうか。

今回はカンファレンスの意味、業界別のカンファレンスの内容を解説します。開催形式や開催にあたってのポイントもご紹介しますので、カンファレンス開催を検討している方は参考にしてください。

目次

カンファレンスとは

カンファレンスとは、100人規模など大きな会議で、業界の情報共有や重要事項の話し合い、課題解決のための議論などを行うイベントです。

カンファレンスは、話し合いの意味を持つ「Confer」に、「こと」を意味する「ence」が組み合わさってできた言葉で、「会議」や「協議会」、「連盟」、「同盟」を意味します。

ミーティング、ディスカッションとの違い

カンファレンスとよく似た言葉に、「ミーティング」、「ディスカッション」があります。これらの主な違いは「規模」「目的」にあると言われています。

ミーティングは、会議・打合せの意味であり、この点では話し合いを行うカンファレンスと同義です。ただし、カンファレンスと異なるのは開催規模です。大きな会議室やホテルの宴会場などで行われることが多いカンファレンスに対し、ミーティングは数人から10数人規模で行い、議論や進捗管理、情報共有が主な内容です。

ディスカッションは、討論・討議の意味で、問題解決に向けた議論や討論が中心です。あくまでも「討論すること」にフォーカスがあり、少人数で協議します。一方、カンファレンスの主な目的は、話し合いや情報共有、課題解決のための議論など、さまざまな目的を組み合わせて開催することが多いです。

ただし、業界によって規模感や開催目的が異なるため、明確に意味を切り分けることが難しい場合もあります。カンファレンスのプログラムに、ディスカッションの時間が設けられているケースもあります。

カンファレンスが行われる業界

よくカンファレンスが行われるシーンや業界があります。それは、ビジネスシーン、医療業界、学会・研究などの分野です。

ビジネスシーンでのカンファレンス

ビジネスの場合、カンファレンスは「会議」や「協議」の意味合いで開催されます。少人数で話し合うミーティングよりも関係者が多く、重要事項について話し合う公式な会議であることが多いです。

社内だけでなく、社外から専門家を呼び、一つのテーマや重要事項について話し合いを行ったり、一般の参加者を募ってセミナー形式のように行ったりと、さまざまな開催スタイルがあります。

たとえば、スタートアップ業界で次世代の起業家が集うカンファレンスとして、IVSやICCなどのイベントが有名です。こうしたカンファレンスは、参加者が招待制であったり、登壇者が業界トップクラスの著名人や海外の投資家であったり、資金調達をかけたピッチが行われたりといった特徴があります。

医療業界でのカンファレンス

医療業界においてのカンファレンスは、細分化して使われるケースが多いです。学会・医療機関・病院などの経営に関する会議「ストラテジーカンファレンス」、実際の事例等をもとにより良い医療の姿を検討する「ケースカンファレンス」、主治医・看護師・理学療法士などさまざまな職種のスタッフが治療の方向性を話し合う「チームカンファレンス」などの種類があります。

学会でのカンファレンス

学会でのカンファレンスは、学術研究の発表の場として開催されます。同じ分野の専門家が集い、知見の共有が行われます。

たとえば、一般社団法人日本病理学会主催の「日本病理学会カンファレンス」や、日本マーケティング学会主催の「マーケティングカンファレンス」などが開催されています。学会に参加している学会員が参加し、特別ゲストとして外部の専門家や教授などが参加するケースもあります。

カンファレンスの開催形式

カンファレンスは、リアル・オンライン・ハイブリッドの3つの開催形式があります。カンファレンス開催を検討している方は、以下のような特徴や注意点を確認しておきましょう。

リアル形式

リアル形式でカンファレンスを行う場合、オフィスの会議室やレンタルスペース、ホテルの宴会場などで実施します。

参加者が顔をあわせて話し合いができるため、参加者同士が熱量を共有しやすいでしょう。また、カンファレンスを通して参加者同士を繋げ、その後のビジネス創出などを期待するなら、リアル形式がおすすめです。話し合いの後に懇親会を開催して、参加者同士が交流できる機会を設けましょう。

会場は、参加者の人数規模やアクセスのしやすさなどの観点で選びます。プロジェクターや音響設備の有無、会場内の動線も確認してください。

オンライン形式

オンラインカンファレンスは、リアルタイムに話し合いを行えるようライブ配信ツールを活用して行います。発表する登壇者だけがマイクやビデオを通して音声や映像を共有し、それを聴講する参加者はチャットや投票などの機能を使ってコミュニケーションをすることが多いです。

カンファレンスの中でも、グローバルに展開される場合、オンライン形式のほうが海外在住者も参加しやすいでしょう。海外の専門家を招待することも可能です。

開催後には、視聴データを集計して、コンテンツごとに分析できます。オンラインだからこそ振り返りがしやすいでしょう。

ハイブリッド形式

ハイブリッド形式のカンファレンスは、リアルの良さとオンラインの良さを組み合わせられます。たとえば、話し合いに参加する人はリアル会場での参加、視聴のみを希望する人はオンラインでの参加、といったように使い分けも可能です。

カンファレンスの開催方法

カンファレンスを開催するには、以下のような流れで進めましょう。

カンファレンスの目的やテーマの決定
 ↓
開催概要・形式などの決定
(+リアル形式の場合は、会場予約+イベント管理プラットフォーム導入
オンライン形式の場合は、(オンラインに対応した)イベント管理プラットフォーム導入)
 ↓
登壇者や参加者の招待・集客
 ↓
運営準備
 ↓
カンファレンス開催
 ↓
振り返り・アフターフォロー

イベント開催と大きく流れは変わりませんが、カンファレンス開催の場合、以下のような点に気をつけて企画する必要があります。

  • 登壇者や参加者の年齢層や居住地、ツールの使いこなし具合を考慮して、開催形式を決定する
  • 早めの段階で、著名な登壇者などを招待する
  • 話し合いに入る前に、基調講演を設けるなど、プログラム構成に工夫をこらす

こうした工夫を凝らすことで、プログラム自体をスムーズに進行できたり、関係者全員が共通認識を持った上で的確に話し合いをできたりと、効果的なカンファレンスを実現できます。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」でカンファレンスを開催すると

カンファレンスは、開催目的によってプログラム構成や参加人数などが異なります。100人以上の参加者が集うものや、一日に複数のテーマを取り上げ話し合いを行うものなど、種類はさまざまです。

カンファレンスでは、多くの参加者を募ったり、登壇者を複数のテーマにわけて招待したりすると、関係者も多くなります。その分、主催者のタスクも増えるため、スケジュールどおりに進めるにはタスクや予算管理が重要になります。

開催するカンファレンスの目的や企画が決まれば、集客や運営などを効率的に行えるようツールを活用するのもおすすめです。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」なら、リアル・オンライン・ハイブリッドの開催形式を問わず、タスク・予算の一元管理、イベントサイトの制作、メール配信、レポーティング、MA・CRMツールとの連携などで、開催に向けたタスクを効率化できます。

リアル開催時の来場者管理をQRコードで簡単に

リアル開催のカンファレンスでは、参加者が自らログインして入室できるオンライン形式と異なり、一人ひとり受付対応を行うため、受付や来場者管理に時間がかかると想定されます。

そこで、「Cvent」の受付機能を活用すれば、QRコードをかざすだけで簡単に受付できます。また、その場で受付した参加者のイベントバッジ(名刺)を印刷することも可能です。

オンライン開催時の個別ブース設定が可能に

オンライン開催のカンファレンスでは、「Cvent」のライブ配信機能で、日本だけでなく海外にも多言語対応して配信できます。もちろんチャットや質疑応答、投票などのコミュニケーション機能もあり、オンライン開催でもインタラクティブなやりとりが可能です。ブースごとに複数人にわかれて、ビデオ通話を通じた話し合いや交流をするように設計もできます。

まとめ|ツールを使ってカンファレンス開催を成功させよう

カンファレンスは、ビジネスや医療業界、学会など、さまざまなシーン・業界で開催されています。開催する目的やシーンによって、関係者の人数規模やプログラム構成は異なります。

カンファレンス主催者は、目的や参加者の属性などに合わせて、開催形式やプログラム構成を検討することが重要です。より効果的にカンファレンスを実施するには、ツールを活用するのもおすすめです。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」なら、リアル・オンライン・ハイブリッドとすべての形式に対応できます。タスクや予算を一元管理し、受付管理やライブ配信などカンファレンスに必要な機能も同ツール内で完結可能です。カンファレンスの開催に「Cvent」の利用を検討してみてください。

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