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ハイブリッドイベントとは?メリットやデメリット、開催のポイントを解説

ハイブリッドイベントは、リアル・オンライン両方で参加可能なイベント形式として、近年注目を集めています。会場や時間に柔軟性が出るため、幅広い層からのイベント参加が見込めます。一方で、ハイブリッドイベントは、リアル・オンラインどちらかのみのイベント開催に比べて運営に手間もかかりがちです。本記事ではハイブリッドイベントのメリット・デメリット、開催準備のポイントを紹介します。

目次

ハイブリッドイベントとは

ハイブリッドイベントは、リアル・オンライン両方で参加可能なイベント形式です。時間や場所の柔軟性が上がり、イベント参加者の層も広げられます。参加者にとっても参加方法を選択できることで、当日の急な予定変更などにも対応がしやすくなります。

①従来のイベントとの違い

ハイブリッドイベントと従来のリアルイベント・オンラインイベントとの違いを以下の表にまとめました。

 ハイブリッドイベントリアルイベントオンラインイベント
会場リアルでの参加人数に応じた会場が必要参加者を収容できる会場が必要不要
運営コスト会場の設営や受付とオンライン配信の両方に対応した準備が必要会場の設営や受付の準備が必要オンライン上での受付やイベントの動画配信システムが必要
ターゲットイベント参加の選択肢が広がるため幅広い層にアプローチ可能会場に当日参加できる層に限られる場所を選ばないためイベントに興味関心のある幅広い層にアプローチ可能
コミュニケーション対面での会話とオンライン上でのチャットやコメントを活用対面での会話が中心ビデオ通話やチャット機能を用いたコミュニケーションが中心

上記の表で示したように、ハイブリッドイベントは、対面によるきめ細かな接客が可能なリアルイベント、参加ハードルの低いオンラインイベント、両方のメリットを持ち合わせたイベント形式です。

一方で、主催者はリアルとオンラインを前提とした準備と運営を行うために、従来イベント以上の大変さも伴います。しかしながら、ハイブリッドイベントは目的に応じた構成や組み合わせを行うことで、今までになかった顧客体験や効果を期待できます。

②様々なハイブリッドイベント

多種多様なイベントでハイブリッド形式の開催がされています。それぞれのイベントにおける、ハイブリッドイベントならではの特徴や工夫を紹介します。

(1)ブース形式(展示会など)

リアルの展示会はブース設営による接客が一般的です。イベント期間中、参加者は任意のブースに自分のタイミングで訪れます。このようなイベントをハイブリッド形式で行う場合、オンラインにも接客のための仕組みを設け、ブース運営者がオンラインとリアル両方の参加者に対応できるようにする必要があります。

そのため、ハイブリッドイベント形式では、オンライン参加者とのコミュニケーションにビデオ通話やチャット機能を利用します。イベントプラットフォームの中には、こうしたオンライン接客の機能が搭載されているものもあります。

(2)ライブ形式(コンサート・ファッションショー)

コンサートやファッションショーは、ライブ感を楽しむコンテンツが中心のイベントです。参加者はイベント内で行われる新作の発表や会場の熱気を感じることを期待しています。

このようなイベントでは、リアルとオンラインで音や光の演出に差が出やすくなります。参加者の満足感を高めるには、オンライン参加者がライブ感を味わえる工夫が必要です。オンラインであっても、コメント機能やスタンプ機能を通じてイベントを盛り上げられるため、それらをリアル会場でも共有する方法についても検討しておく必要があります。

(3)講演会形式(ウェビナー・セミナー)

ウェビナーはWebとセミナーを組み合わせた造語です。

ゲストを招いた講演会形式のハイブリッドイベントも多く開催されています。このようなイベントは、あらかじめ録画した映像を非同期に配信することも可能です。

リアルとオンラインの同時開催では、講演者への質問やコメントなど双方向のコミュニケーションが求められます。講演者がリアルとオンライン両方の参加者の声を拾えるように、オンライン上でのコメントをスクリーンで表示したり、司会者が読み上げたりする等の工夫が必要です。

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ハイブリッドイベントのメリット

ハイブリッドイベントには、リアル・オンライン単独形式でのイベント開催には無いメリットが多くあります。

①柔軟な参加スタイル

ハイブリッドイベントでは、イベントの会場や時間に合わせて、参加者が柔軟に参加方法を選択できます。たとえば、「急な予定変更があった場合はオンライン参加」、「講演者と直接会話したい場合はリアルで参加」、といった具合です。

これまで現地で途中抜けしづらかったイベントも、オンライン開催であれば部分参加しやすくなります。参加者にとってはこのような選択肢の広がりが、イベント参加の心理的ハードルを下げてくれるのです。

②感染症対策

イベント主催者にとって、新型コロナウイルス感染症対策は重要な検討事項です。ハイブリッド開催では、リアルでの入場者制限をすることで、ソーシャルディスタンスを保ちやすくなります。また、感染リスクを危惧する参加者も、オンラインでイベントに参加することで感染の心配が無くなります。

ハイブリッドイベント用のイベント管理ツールの中には、QRコードを用いた非接触の受付に対応しているものもあります。

③意見やアンケート収集のしやすさ

イベントプラットフォームを使用しない従来のリアルイベントの開催では、イベント終了後に紙でアンケート回収を行うなど、まだまだアナログな方法が主流です。しかし、参加者としては、わざわざ紙とペンで記入をしなければならず、主催者としても、手入力でのデータ化という、双方にとっての負担がありました。

ハイブリッドイベントであれば、利用しているイベントプラットフォームのコメント機能やアンケート機能を通じて、フィードバックの回収・管理が容易です。機能によっては、リアルタイムに講演者に参加者の声を届けることもできるため、イベントの新たな価値創出にもつながります。

また、イベントプラットフォームに搭載されているアンケート機能では、リアルイベントにおいてもスマートフォン経由で回答してもらうことが可能で、回収率を高め、かつタイムリーにデータを集計可能です。

④イベント終了後のデータ活用

ハイブリッドイベントでは、オンライン参加者の視聴状況やコメントを用いて、イベント終了後の詳細なデータ分析が実現します。また、リアルでの参加者の状況も、QRコードやアンケートなどを通じてタイムリーに収集可能です。これらのデータ分析を通じて参加者毎のニーズや行動を可視化することで、イベント終了後の商談への誘導など、スムーズかつ効率的なフォローを行えます。

ハイブリッドイベントのデメリット

ハイブリッドイベントは、リアル・オンライン両方を前提とすることから、難しさやデメリットが存在します。ハイブリッドイベントを開催するには、以下で紹介する3点を念頭に置いた上で、企画・運営を行います。

①オペレーションの煩雑化

ハイブリッドイベントでは、リアル・オンライン両方の参加者の体験を考慮する必要があります。リアル会場の設営や案内、オンラインでの映像配信などです。複数のシステムを使う場合などは、作業も煩雑になってしまいがちです。

対策としては、イベントプラットフォームの利用が考えられます。参加者の管理等を一元化することで、オペレーションの効率化が可能です。また、イベントプラットフォームを活用することで、リアルとオンラインそれぞれの参加者の体験を向上させることが可能です。

②通信環境への依存

ハイブリッドイベントでは、イベント会場とオンライン参加者をインターネットで繋ぐ必要があります。イベント会場によってはWi-Fi環境が用意されておらず、事前の敷設が必要な場合もあります。

イベント会場側の通信環境が悪いと、映像や音声が乱れて、オンライン参加者全員のイベント体験が悪化します。イベント開催前にテスト通信を行うなど、入念な準備が欠かせません。

③懇親会での対面コミュニケーションの機会損出

イベント後の懇親会等の対面コミュニケーションは貴重なビジネスチャンスです。しかしハイブリッドイベントでは、オンライン参加者におけるイベント参加者とのコミュニケーション機会が限られます。

一方、近年はオンラインでの商談も一般的です。イベントプラットフォームの中には、コメント機能・アンケート機能などを通じて、営業とのシームレスな連携が行えるものもあります。これらの機能により対面での機会損出をカバーできます。

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ハイブリッドイベントの開催準備

前述したようにハイブリッドイベントは、リアルとオンライン両方に対応するための準備が必要になります。以下では、ハイブリッドイベントの開催を行う上で必須となる準備事項について紹介します。

①リアル・オンラインの比重の決定

ハイブリッドイベントでは、参加者のニーズやイベント形式に合わせて、リアルとオンラインの比重を決定します。

たとえば、リアルでの参加をメインにしたイベントの場合、オンラインでの同時配信はせず、当日参加できない方にはアーカイブ動画を配信するなどです。

オンラインメインであれば、登壇者やパネルディスカッション参加者のみ会場に来ていただく、あるいは、一部のVIPユーザーのみオンライン会場に招待する、といった形式が考えられます。

当然、KPIの置き方も変わってきます。

一般的に、リアルイベントの方が商談化しやすく、オンラインイベントの方が参加者を増やしやすい傾向にあります。したがって、リアルメインの場合は商談化数をKPIにし、オンラインメインの場合は新規リード数をKPIにする、といった対応が考えられます。

②会場の選定

オンラインとリアルの比重が決まったら、会場選定をします。会場を選ぶ上では、駅からの距離・スクリーン・音響・照明・予算などを検討します。ハイブリッドイベントではオンラインの配信品質も重要になるため、配信用カメラの設置場所やネットの通信環境についても検討が必要です。

とくにライブ配信を行う場合は、通信の遅延等が生じると、オンラインでの参加者の体験を損なってしまうため、注意します。

③配信機材の準備

ハイブリッドイベントでは、オンライン参加者のために、イベントの配信機材が必要になります。これらの機材は、会場に付帯している場合もあれば、業者等に委託して設置する場合もあります。

機材のトラブルで配信が中断しないように、必要な機材は一式予備のセットも準備しておくのが安全です。以下では、ハイブリッドイベントを主催する上で必要となる機材と検討ポイントを紹介します。

(1)モニター・スクリーン

ハイブリッドイベントでは、イベント会場で利用するメインスクリーンとは別に、配信用のPCと配信状況を確認するモニターが必要です。リアルイベントの参加者とオンライン参加者の体験がそれぞれ期待通りになっているか確認する必要があるため、モニターは複数準備しておくようにしましょう。

(2)音響機器

マイク・スピーカーはイベント会場でも利用しますが、ハイブリッドイベントではそれを同期的に配信しなければなりません。オンライン参加者にも音を綺麗に聞こえるようにするには、音響ミキサーを用いた音源の切り替えやマイクの音声の拾い方に工夫が必要です。いつどこでどんな音が出るのかを事前に確認して、発表者の声や背景音が被って聞こえづらくならないように、入念な準備を行いましょう。

(3)映像機器

ハイブリッドイベントで用いる映像機器として、カメラ・映像ミキサー・プロジェクターが挙げられます。ハイブリッドイベントでは、メインスクリーンに投影している画面やカメラで撮影したイベント会場を、シーンに合わせて切り替えることがあります。映像機器は専門業者からのレンタルが必要になるケースがありますので、会場の設備と合わせて確認を行いましょう。

(4)配信システム

ハイブリッドイベントでは、オンライン参加者に向けて、イベント会場のリアルタイム映像や動画コンテンツの配信を行います。配信には専用のシステムが必要になり、ビデオ通話サービスやイベント管理システムの機能の利用が一般的です。動画の配信は通信環境に強く影響されるため、会場の通信環境は必ず事前にチェックを行いましょう。

まとめ

ハイブリッドイベントはリアルとオンライン、両方のメリットがある反面、オペレーションが複雑になるデメリットがあります。しかしこれはハイブリットイベントに対応したイベントプラットフォームの導入で、ある程度は解消できます。

イベントプラットフォームで顧客データを一元管理することで、複数のシステムにログインする手間が減り、ステータス更新の漏れやミスを防げます。また、各セッションの参加状況やアンケートなどを通して営業担当と連携し、イベント終了後のフォローを適切に行うことも可能です。

ハイブリッドイベントの開催を検討する際は、併せてイベントプラットフォームの導入も視野に入れることをお勧めします。

100か国以上での実績があるイベント管理プラットフォーム「Cvent」は、ハイブリットイベントをはじめ、あらゆるイベントに対応した、イベントプラットフォームです。より良い顧客体験とイベント運営の効率化のために、ぜひご検討ください。

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