イベント管理システムの機能・導入メリット・選定ポイントを解説

リード獲得やプロモーションには、イベントの実施が効果的です。ただ、イベントの企画運営には手間がかかります。そこでイベント管理を一気通貫で対応できるシステムを活用すれば、集客・申込者管理・受付・メール配信などのイベント業務を効率化できます。

今回は、イベント管理システムを導入するメリットや、イベント管理システムの機能・選び方をご紹介します。

イベント管理システムを導入するメリット

ここでは特に大きなメリットを2つ紹介します。

イベント開催にまつわる業務を効率化できる

イベントを開催する際、イベントページの作成や集客、申込者の管理、イベント開催前後のメール配信、当日の受付など、やるべきことが数多くあります。

イベント管理システムを使わずに行う場合、Excel・メール・CMSなどの複数のツールを使って、申込者の管理やメールでの案内、イベントページの作成などを行います。イベント当日の受付時には、Excelで申込者の情報と名前などを照らし合わせて確認します。このように別のツールで管理するのは非常に大変です。

イベント管理システムを活用することで、イベントにまつわる管理業務を1つのツールで効率的に実施できるようになります。例えば以下のような業務です。

• イベントページの作成
• 参加者の集客
• 申込者へのメール配信（事前リマインド・当日の受付・事後アンケートなど）
• 参加者リスト作成・受付管理
• （有料イベントの場合）事前決済

イベントページの作成・集客をイベント管理システム上で行うと、イベントの詳細と申し込みボタンが掲載されたページを簡単に作成でき、そこから申し込まれた情報を管理して自動でメール配信ができるようになります。申込者リストやステータスを都度更新して、対象者に個別にイベント情報をメールで送る手間がなくなります。

また、イベント当日はイベント管理システム上で受付管理が可能です。リアル会場での開催の場合、参加者が提示するQRコードを読み取るだけでスムーズに受付できる機能もあります。そして、受付完了した参加者ごとに自動でステータスを更新し、そのステータスに応じたアフターフォローが可能です。例えば、イベントに参加した人には事後アンケートを送付、参加していない人にはアーカイブを配信といったメール配信の仕分けを手動ではなく自動で行えます。

取得データでイベント改善や適切なアフターフォローも可能に

申込者の情報や参加者の視聴データ、行動ログをイベント管理システムで取得・記録して、そのデータをもとに分析やメール配信が可能です。普段利用しているCRM/MAツールと連携可能なイベント管理システムであれば、イベントデータをさらに有効活用することも可能です。

また、オンラインでのコンテンツ視聴ログを分析すれば、どのようなコンテンツが人気だったのかを把握でき、次のイベント開催に役立てることができます。

イベント管理システムの主な機能

イベント管理システムの主な機能をご紹介します。

イベントページ作成・集客

イベント管理システムの中には、イベントページ・申込フォームの作成、メール配信ができる機能が備わっているものもあります。イベント管理プラットフォーム「Cvent」なら、プログラミングの知識は不要で、必要項目などを入力するだけで簡単にイベントページを作成可能です。HTMLやJavaScript等における高度な専門知識が必要なシステムや、イベントページ作成機能が備わっていないシステムもあるため、事前に確認してください。

申込者管理

イベントページ内の申込フォームから入力された顧客情報を管理する機能があります。参加者の氏名や連絡先が外部に流出しないよう慎重な管理が必要です。そのため、二段階認証やGDPR等の法令準拠に対応したセキュリティ面でも安心なツールが多くあります。

申込者の情報管理機能では、リマインド目的のメール配信の開封ログや、イベント当日の参加状況など、一人ひとりのステータスを管理可能です。

受付・事前決済

イベント当日の受付をスムーズにできる機能です。申込者管理のステータスをもとに、受付での参加者リストをすぐに作成できます。参加者には事前にQRコードを発行してメールで案内を送っておきます。そしてイベント当日は、参加者の端末で表示されたQRコードを読み取るだけで受付が可能です。

また、事前決済ができる機能もあります。イベント当日に現金で参加費を回収する必要はなく、参加者は申し込み時にクレジットカードなどで参加費を支払って申し込みます。

ログ取得・データ分析

イベントの参加率やアンケート回答状況などのデータを分析できる機能があります。参加者の視聴データなどを取得でき、参加者ごとに記録可能です。

取得したログやデータをMA/CRMツールと連携すれば、イベント終了後のアフターフォローを適切かつ効率的に行うことができます。

オンライン配信

大規模なイベントでも安定してライブ配信・オンデマンド配信を行える機能です。また、参加者とコミュニケーションを取りたいときに便利なチャット機能や投票機能もあります。質疑応答や臨場感演出などのインタラクティブな交流を実現できます。

オンライン配信だけでなく、     オンライン展示会や個別でのオンライン商談もできるシステムもあります。

アンケート・メール配信

イベント開催前からメール配信機能を使って、申込者にリマインドメールや参加方法のご案内メールを送信できます。申込状況などの情報に応じて対象者をセグメントし、メールを配信することも可能です。

イベント開催後にはアンケート回答を促すメール配信ができます。参加者の行動ログをもとに、たとえば途中退室の有無にあわせて内容をわけて配信可能です。

イベント管理システムの選び方

イベント管理システムを選ぶときに気をつけたいポイントをご紹介します。

対応できるイベント形式を確認する

イベント管理システムの中には、対応できるイベント形式の範囲が限られているツールもあります。リアル・オンライン・ハイブリッドの形式の中で対応できる範囲を確認しましょう。

リアル開催に対応しているイベント管理システムなら、QRコード受付機能が備わっている場合が多いです。この機能があれば、参加者がQRコードを提示して主催者がそのQRコードを読み取るだけで受付が完了し、スムーズに入場できて受付時の混雑やトラブルも抑えられるでしょう。

ハイブリッド開催を検討しているなら、リアルとオンラインの両方に必要な機能を備えており、同時に問題なく利用できる操作性かも確かめられると安心です。

必要な機能と契約プラン料金を確認する

どんなツールを導入するときでも必要なことですが、事前に必要な機能とそれにかかる料金を明確にしておきましょう。

例えば、導入・運用にかかる費用が安いシステムの場合、必要な機能が揃っていたとしても、管理できる参加者数やメール配信数などに上限があったり、機能追加を行うと思いのほか料金が高くなったりすることがあります。

また、オンラインでのイベントのみを検討していたとしても、一年後などにリアルイベントを実施する可能性がないとは言い切れません。その状態でオンラインに特化したシステムを契約してしまうと、機能が足りなかったり新たなツールを導入することになったりと、ツール移行・学習コストもかかってしまいます。

あらかじめ自社で必要になる機能を想定して、導入・運用時にかかるトータルの費用まで確認しておくことをおすすめします。

取得・活用できるデータ範囲を確認する

イベント管理システムで取得できるデータにはどんな種類があるか、またどのように活用できるかを確認してください。

例えば、ダッシュボード上で簡単に傾向を掴むことができる程度なのか、出席率や視聴時間、アンケート回答などのデータをCSVファイルで出力して自由に分析できるのか、普段利用しているMA/CRMツールと連携可能か、などの観点で見てみてください。

まとめ｜効率的なイベント開催にはイベント管理が重要

イベント管理システムを導入することで、イベント開催にまつわる業務を効率的に行うことができ、その後のデータ分析や適切なアフターフォローまでツール内で完結できます。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」なら、リアル・オンライン・ハイブリッドすべてのイベント形式に対応しています。GDPR・CCPAに準拠しているため、個人情報管理などセキュリティ面でも安心です。またイベントマーケティングにはかかせない、イベントデータによる詳細なレポーティングが抽出可能です。

どのイベント形式にも対応できて業務を効率化できる「Cvent」を検討してみてください。