イベント受付の役割とよくあるミス。最適な人数や受付システムの利点を解説

2023年4月21日

イベントの受付は、参加者をスムーズにお出迎えして受付する、いわばイベントの顔のようなものです。単純な作業のように思われるかもしれませんが、求められる役割は大きく、事前にシミュレーションしていなければ、受付周りの渋滞や参加者のストレスにも繋がります。

満足度の高いイベントにするためにも、役割やよくあるミス、受付システムを活用した場合のメリットについて知っておきましょう。

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イベントでの受付に求められる役割

イベントの参加者受付では、申込をした参加者をミスなく受付し、会場までの動線を案内する役割を担います。参加者と初めに接点を持つ機会になるため、イベントの第一印象となるポイントとも言えます。スムーズに受付を完了させることで、参加者のイベントの満足度にも繋がります。

求められる役割について、以下で詳しく見ていきましょう。

参加者を適切に受付する

参加者の受付にあたり、事前に準備が必要です。イベントの前日または当日までに、参加者リストの作成・管理、手渡す資料パンフレットなどの準備を行います。

イベント当日は、参加者の受付管理、イベント参加費の受け渡しなどを行います。受付では、名前を確認して出欠を確認する役割と、配布物を渡して会場までの動線を案内する役割を分けるなどして、スムーズかつ適切に受付が進むように工夫するとよいでしょう。

また、参加者が並んでいる間に、受付に必要なもの（申し込み完了メールや名刺等）を用意しておいてもらえるように案内することがポイントです。

参加者がスムーズに入退場・移動できる状態をつくる

受付で参加者がスムーズに入退場・移動できる状態をつくることも、受付担当者の大事な役割です。

参加者が多い場合、受付の順番待ちをする待機列を、分かりやすく整理できるよう、ベルトパーテーションを置くなどして動線をあらかじめ作っておきましょう。

また、イベント会場案内や問合せなどの対応も、受付が担うことが多いです。そのため、会場の見取り図やイベント内容を把握しておき、お手洗いの場所や喫煙施設の有無等、スピーディーに回答できるように準備しましょう。

なお、受付スタッフの負荷を少しでも減らすためにも、参加者がわざわざスタッフに声をかけなくて済むためにも、受付付近に会場案内図を設置するのもポイントです。参加者が見に行きたいブースや講演会場などに行けるように工夫してください。

イベント受付のよくあるミスと対策

参加者をスムーズに受付したいところですが、よくあるミスを事前に押さえて対策しておかなければ、イベント開始に間に合わなかったり、トラブルに発展したりする可能性があります。ここでは、イベント受付のよくあるミスと対策をご紹介します。

長い待機列ができてしまう。最適な受付スタッフの人数は？

イベントの受付は、特にイベント開始直前に混雑し、長い待機列ができてしまうことがよくあります。よくある原因として、受付スタッフの人数を、会場内で受付として確保できるスペースやレイアウトから考えて配置してしまうケースが考えられます。

受付2名体制で考えていたとしても、個別の質問対応などが発生して、結局2名で参加者1名の受付対応を行ったり、一時的に受付に1名しかいなかったりするケースは大いに想定されます。

長い待機列は参加者の不満に繋がるポイントでもあるため、スムーズに受付をこなしたいものです。そのためには、事前のシミュレーションが大切になります。

受付時間をイベント開始から30分前などと早めに設定していても、参加者が来るのは開始直前の10分前などに集中しがちです。そこで、仮に参加人数の半分以上が10分以内に集中した場合、何人で対応すれば開始時間に間に合うように受付できるのかを考えておきましょう。

想定外の質問をされてしまう。事前に確認すべきポイントは？

イベント受付の重要な役割の一つに、参加者からの質問対応があります。受付を担うスタッフがイベントに関する事柄を把握していなければ、受付が滞留したり、参加者の不満に繋がります。

そこで、想定される質問項目を事前に洗い出し、回答例を用意しておくことが大切です。たとえば、以下のような質問が想定されます。

イベントの開始時間・終了時間
イベントの再入場の可否
お手洗いや自動販売機など施設設備に関する質問
飲食や喫煙の可否
セミナー等の途中退出の可否
登壇者への挨拶の可否、控室の場所

上記のような質問は定番ですが、その他にもイベント特有の質問が想定されるはずです。受付スタッフによって回答が異なると問題になるため、質問に対する模範解答を用意しておくと安心です。

大規模イベントでイベント受付システムを活用するメリット

大規模イベントほど参加者が多く、受付に時間がかかってしまい、イベントの満足度が下がる可能性もあります。このようなリスクを低減できるのが、イベント受付機能をそなえたツール「イベント受付システム」です。ツールを使うことで以下の観点で効率化できます。

申込・予約状況の確認や受付業務を効率化できる

イベント受付システムを活用すれば、イベント集客状況や参加者の一覧を簡単に確認できます。わざわざ紙に印刷せずとも、システム上から受付対応ができるため、受付リストの作成の手間も省けます。

イベント当日は、たとえば参加者がスマートフォンで提示するQRコードを読み取るだけで受付を完了させることができ、スムーズに受付業務ができます。その結果、長い待機列ができにくく、参加者の待機時間を減らせます。

受付スタッフの負担や人件費の削減につながる

QRコードでの受付対応に切り替えることで、参加者一人あたりにかかる時間を短縮できる他、受付スタッフの負担を軽減できます。名刺情報などを一人ひとり確認していく形式では、目視で膨大なリストと照らし合わせる必要があり、ミスも発生しやすいですが、イベント受付機能があれば瞬時にミスなく受付できます。

また、大人数の参加者がいるとその分受付対応の人員が必要になりますが、イベント受付システムがあれば少ない人数で運営が可能となり、人件費の削減にも繋がります。

受付機能が備わったイベント管理プラットフォーム「Cvent」で効率化できること

受付業務を効率化できるツールを使うことで、受付スタッフの負担軽減やイベント満足度向上に繋がります。

QRコードでのイベント受付を実現できるイベント管理プラットフォーム「Cvent」を活用すれば、受付業務を効率化できるだけでなく、その後のアンケート配信などもスムーズにできます。「Cvent」には、一括でメールを配信する機能があり、そのメール配信機能を使って、参加リマインドメールやお礼メールなども簡単に実施可能です。

また、受付だけにとどまらないイベントマーケティング一連のタスクが一気通貫で実施できます。たとえば、イベント準備の進捗管理や予算の管理、申込みページの作成、MA・CRMツールとの連携などが可能です。

その他、オンラインイベントにも対応できます。チャットなどのコミュニケーション機能がついたライブ配信や、個別商談などが可能です。

Cventを導入すれば、リアル・オンライン開催でそれぞれツールを使い分ける必要がなく、１つのツールで全てのイベントマーケティングを成功に導くことが可能です。