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成功するイベント企画のポイントは?手順・アイデア・注意点を解説

イベント企画を成功させるためには、イベントの目的やターゲットの明確化、 詳細な予算計画など、多くの準備検討が必要です。本記事では、イベント企画をこれから行おうとしている方に向けて、イベント企画を成功させるために抑えておくべきポイントを紹介します。

目次

イベント企画成功のポイント

イベントを成功させるには、目的やターゲット設定など、イベントの骨子となる要素の明文化が重要です。イベント企画を成功させるために外せない5つのポイントを紹介します。

①目的の明確化

イベントを通じた企業の収益、営業見込み客の獲得、企業やサービスの認知度向上など、イベントを開催する目的を明確にします。具体的なイベントの内容や運営方針は、イベントの目的に沿って決まるからです。

リアル・オンライン・ハイブリッドイベントといった開催形式、ターゲットとなる参加者は、イベントの目的によって左右されます。イベントの目的達成度合いを評価するためにも、イベントの収益や参加者数といった、定量的な目標もあわせて設定することが重要です。

②ターゲット設定

イベントの目的や目標に沿って、イベントに参加する具体的な人物像(ペルソナ)を定めます。

新規か既存顧客か、また、業界、職種、年齢など、できる限り多くの要素から絞り込みをかけることが望ましいです。

その際、ターゲットの興味関心や困りごとなども併せて整理します。イベントテーマやゲストの選定などは、ターゲットの興味関心に合わせることが重要です。

イベント集客では、これらのターゲットに対してさまざまな手段を用いて、認知拡大やイベント参加を誘導します。また、ターゲット設定にあたり、集客目標の妥当性も同時に検討が必要です。狭すぎるターゲットに対して、高すぎる集客目標を立ててしまった場合、イベントの目的が十分に達成されない可能性が高まります。

③わかりやすい参加メリットの設定

イベントへの参加は多くの人にとって、時間や場所を原因とする心理的ハードルが伴います。一方で、その心理的ハードルも気にならないぐらい強いメリットを参加者が感じられれば、イベントの申込数や当日の参加率は高くなることが期待されます。

限定感やライブ感など、そのイベントでなければ味わえない魅力や体験を参加者に明確に提示することが大切です。セミナーであれば、興味のあるテーマと関わりの深い著名な講演者の話を聴ける、展示会であれば、実際の製品をその場で試しつつ他社比較ができるなど、参加者メリットの深堀りをすることで、イベント自体の質も高まります。

④目を引くイベント名・キャッチコピー

どんなに魅力的なコンテンツを用意できたとしても、イベントのことを知るきっかけがなければ、イベント参加者は増えません。イベント名やキャッチコピーは、イベントを認知するきっかけとなる重要なポイントです。

ターゲットに刺さるキーワードの洗い出しを行い、他のイベントにはないユニークなイベント名やキャッチコピーを設定しましょう。近年は、SNSを通じた口コミも増えているため、ハッシュタグにしやすい短いイベント名を選ぶ等、トレンドに沿った観点も重要です。

また、「第1回〇〇展、第2回〇〇展」と継続開催の可能性が想定される場合は、より慎重にイベント名を検討します。

⑤季節やトレンドを意識したイベント運営

テクノロジーの発展や世の中の情勢の変化に伴い、イベントのあり方も年々変化しています。

近年、オンラインやハイブリッド形式でのイベント開催も増えているように、その時代にどのようなイベント運営が求められているかを知ることは、イベント成功に欠かせないポイントです。

新型コロナウイルス感染症への配慮やデジタル技術を活用した演出など、最新のイベント開催事例の収集は必須です。また、BtoBの特定の業界の場合、毎年決まった時期に次年度の予算編成を行う場合があります。顧客の意思決定の流れや年間の動きなどに配慮することも重要です。

参加者の興味関心がどこにあるのか、それがいつ顕在化するのか、常に見直すようにすることが必要です。

イベント企画から開催までの手順

イベントは企画から開催まで、多くの手順や決めごとがあります。以下では、イベント開催の一通りの手順を説明します。

①日程と会場の決定

イベント企画は日程と会場を決めるところから始まります。

日程については、イベント開催までの準備期間、ターゲットの参加しやすさ、を考慮して検討を行います。

会場については、イベント形式やアクセスの良さ、集客規模などが検討事項です。規模が大きくアクセスの優れた会場は、半年〜1年後まで予定が埋まっていることが一般的です。日程と会場は一度決めたら動かせない重要なポイントなので、慎重に検討します。

②タイムテーブルとコンテンツの決定

イベントのタイムテーブルとコンテンツは、イベントの質を大きく左右します。まず決めるのは、講演会や展示会といったイベントの形式。講演会であれば、次に講演内容や講演者を決めていきます。

リアルとオンラインを掛け合わせるハイブリッドイベントの場合は、すべてのコンテンツを同時配信するのか、あるいは特定のコンテンツのみライブ配信するのかなど、コンテンツごとの配信方法も決めていきます。

③イベントの宣伝と集客

会場・時間・コンテンツが決まれば、イベントの宣伝と集客に取り組むことが可能です。宣伝や集客を行うには、イベントサイトの開設や申込フォームの準備が必要です。

自社で0からシステム構築する企業もありますが、イベントプラットフォームを利用すれば、スムーズに宣伝や集客を開始できます。また、認知拡大に広告を用いることもあり、予算計画を立て、計画的な集客を行います。

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④備品やマニュアルの準備

イベント当日は、会場の設営、受付、配信作業など多くの業務が発生します。参加者をスムーズに誘導するだけでなく、音響や照明を用いた演出の準備なども、イベントの盛り上がりには欠かせません。

備品については、会場に付帯しているものもあれば、レンタルが必要な専用機器もあります。タイムテーブルやコンテンツに合わせて、当日に必要な人員配置、オペレーション、備品準備を一つひとつ決めていきます。

オンラインイベントの場合、ありがちなのが、イベントWebサイトへのログイントラブルです。参加者が安心して参加できるように、ログインの方法や、ログイン出来ない場合のお問い合わせ先等の案内を、事前に周知しておくとスムーズです。

⑤イベントの開催

イベント当日は、会場の設営、参加者の受付、イベントの進行など、取り組むべき業務が数多くあります。そのため、機器の不具合やスタッフの備品不足など、大小さまざまな問題が発生する可能性が常にあります。あらかじめ問題が発生した場合の対応フローなども検討しておき、イベント自体の進行に遅れが出ないように気をつけます。

特に、各スタッフ間での連携は重要です。インカムシステムやチャットツールなどで、タイムリーに情報を共有できるようにしておく必要があります。

⑥イベントの振り返り

イベントは開催後のフォローも重要です。

参加者のアンケートやイベント当日の行動データから分析を行い、その後の商談やリード獲得につなげていくことで、初めて目的が達成されます。企画時に設定した目標の達成度合いや、運営にかかった費用や工数を振り返り、以後のイベント運営の改善や効率化まで意識することが大切です。

イベント成功のアイデア

イベントの目的達成にはアイデアや工夫が大切です。より多くの人から「参加したい」と思われるイベントにするためにも、魅力的なイベントコンテンツを準備する等、さまざまな観点からイベントのブラッシュアップを行うことが大切です。以下では、イベントをより良くする7つのアイデアを紹介します。

①著名人のゲスト出演

著名人による講演会は、イベントの顔ともなるコンテンツです。その業界や分野の第一人者の話を直接聴きたくてイベントに参加する人は、少なくありません。複数の著名人によるパネルディスカッションや講演など、そのイベントでしか聴けないテーマ設定をすることで、参加者にとって魅力的なコンテンツとなります。

②交流会の開催

イベント内での交流会は、普段会えない人々との情報交換や接点を持つための貴重な機会です。イベントには、テーマやコンセプトが設定されているため、自分と似た価値観や職業の人々も集まりやすくなります。

交流会は互いのコミュニケーションを広げる場であるため、商談などには直結しにくいかもしれませんが、多くの人にとって自分の知見を広げ、自分や自分の所属する組織・サービスの認知拡大のチャンスになりえます。

最近ではオンラインイベントでも、ユーザー同士の交流が可能なプラットフォームが提供されるケースも多いです。

③参加者別の料金設定

座席や参加できるコンテンツに差を設けるなどして、参加者別に料金設定を変える手法は、イベントに限定感を持たせられます。イベント参加者の多様なニーズに応える点でも、料金の選択肢を持たせることでイベントのターゲット層の拡大につながります。

④イベント管理システムの利用

イベント開催は、企画から集客、運営まで、幅広い準備や業務を行わなければなりません。イベント管理システムを利用することで、イベントの申込ページの作成、当日の受付、アフタフォローのメール配信など、一つのシステム上で多くのイベント運営業務を完結できます。

イベント管理システムの中には、オンラインやハイブリッド開催を想定して、動画配信やチャット・コメント機能が充実しているサービスも増えています。

⑤参加特典やギフトの準備

イベントに参加することで貰える参加特典やギフトは、参加者にとって魅力の一つになります。参加特定は有形・無形さまざまで、割引クーポンやノベルティなど、イベントのコンテンツに合わせて各社工夫を凝らします。

⑥ハイブリッドイベント形式

リアル・オンラインから参加形式を選択できるハイブリッドイベントは、開催者・参加者ともにメリットが多い形式です。オンラインであれば、会場の収容人数を気にする必要もありません。また、オンライン配信を通じて、今までイベント参加が叶わなかった層へのアプローチも実現します。

⑦音響や照明を用いた演出

イベント会場の盛り上がりは、音響や照明を用いた演出で大きく変わります。音や光でメリハリをつけることで、イベントのライブ感が醸成されて、参加者の満足感も高まります。

イベント企画の注意点

イベントを成功させるためには、地に足のついた計画や準備も必要です。魅力的なコンテンツ作りと合わせて、予算や集客計画など、具体的な数値ベースでの検討も行います。以下では、そのような3つの注意点を紹介します。

①予算の見積もり

イベントは、会場や備品、広告など、さまざまなシーンで費用が発生します。そのため、イベントを通じてどれだけの商談を生み出し受注につなげるか、という計画が重要です。また、イベント費用を抑える方法として、参加費や、企業の協賛があります。得られる効果に対してイベントの費用が高すぎないように、予算計画は入念な検討を行い、無理のない運営を心掛けます。

②余裕を持った集客計画

イベント集客は、イベントの目的達成に関わる重要なプロセスです。

高すぎる目標とそれに合わせたイベントの予算計画は、想定外のリード獲得単価の高騰や、収益性の大幅悪化に繋がります。

また、広告予算があって認知拡大をできても、イベント自体に魅力を感じられなければ、参加者は増えません。集客計画を立てる際には、類似イベントなども参考にしつつ、現実的な目標設定を心掛けます。

③詳細な運営マニュアルの作成

イベント当日は、社外のアルバイトスタッフや派遣スタッフに受付をお願いすることもあります。スタッフ向けのタイムスケジュールや業務内容などは、できる限りマニュアル化して、イベントで不測の事態が起こってもスムーズな解決が行える体制を整える事前準備が大切です。また、マニュアルは誰が読んでも同じ行動ができるように、具体的かつ明確な記載にまで落とし込むことが肝心です。

まとめ

イベント企画を成功させるためには、数多くあるポイントを一つひとつ丁寧に決める必要があります。本記事で紹介した要素を抑えながら、質の高いイベント運営を目指していただければ幸いです。

とくに近年は、リアルとオンラインを融合したハイブリッドイベントのニーズが高まっています。

そのようなハイブリッドイベントで成功を収める上で、イベントプラットフォームの活用は有効な手段です。

イベントプラットフォームを活用すれば、イベント用Webサイトの構築はもちろん、参加者の申し込みから当日の参加状況までを一元的に管理でき、円滑なイベント運営が可能です。

Cventは、リアル、オンライン、ハイブリット、全ての形式に対応するイベントプラットフォームです。イベント開催の際には、ぜひご検討ください。

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