イベント管理システム18選。メリットや比較ポイントを解説

イベント管理システムは、イベントの企画・集客・運営・アフターフォローなど、イベントに関するさまざまな業務を効率化します。煩雑になりがちな顧客管理や当日の受付など、担当者がイベントの本質に集中できるような機能が提供されています。本記事では、イベント管理システムに関するメリットや比較ポイントについて紹介します。

イベント管理システムとは

イベント管理システムは、セミナーやカンファレンスに関する業務を一元的に管理するシステムです。イベント運営における、企画・当日の運営・アフターフォローまで、さまざまな業務の効率化を実現します。

①イベント管理システムを使うメリット

イベントの形式に関わらず、イベント運営には多くの業務が発生します。参加者の集客・管理・リマインド、参加費の徴収、来場時の受付、イベント参加後のお礼の連絡、などです。これらの業務をExcelやメール配信ツールを組み合わせて実現するには、システム構成を考えたり設定をしたりする高度な知識が必要なうえ、管理の工数も嵩みます。

イベント管理システムでは、このようなイベント運営の課題を一元的に扱うことで、運営の効率化が実現します。システムによっては、参加者に関するデータ分析機能も備わっていることから、効果的なアフターフォローによるビジネス機会の増加も期待できるのです。

②イベント管理システムの主な機能

イベント管理システムが持つ主な機能について紹介します。

（１）顧客管理

イベント参加者の情報は、重要な個人情報です。参加者の氏名や連絡先が含まれるため、外部流出しないように丁寧な管理が求められます。そのため、多くのイベント管理システムは、GDPR等の法令準拠に対応していたり、二要素認証などのセキュリティ対策に力を入れています。

また、顧客管理では、個人情報だけでなく、申込状況・リマインドメールの送信実績・当日の参加状況など、参加者毎のステータス管理が必要です。イベント管理システムでは、自動メール送信機能や、リアルイベント開催における受付時の当日のQRコード読み込み機能との連携などを通じて、参加者のシームレスなステータス管理を実現します。

（２）集客

近年はイベントも、SNSやオンライン広告等、Web集客が主流です。イベント管理システムの中には、申込フォームの作成・メール配信・ツール連携といった機能が備わっているものもあり、Web集客とも相性が良いです。

これらを自前で用意するには、デザイナーやエンジニアによるWebシステムの開発が必要です。イベント管理システムを利用すれば、クラウド上で必要な機能をすぐに使い始められます。

（３）データ分析

システムに蓄積された顧客情報から、当日の参加率やアンケート回答状況等をリアルタイムに集計できるシステムもあります。参加者の属性や、イベント参加者の行動履歴を分析することで、イベント後の効果的なアフターフォローにもつながります。

（４）受付

従来のイベントでは、紙のチケットを発券して入場時の受付を行なっていました。一方、イベント管理システムでは、申込時にメール等でQRコードを発行し、当日タブレットのカメラ等で読み込みするだけで受付が完了するものも存在します。入場者の数え間違いや参加者のチケット忘れも防止できるため、参加者と運営者両方の負担を減らしてくれるのです。

また、非接触での受付対応が可能で、感染症対策の一環としても有効です。

イベント管理システムの比較ポイント

イベント管理システムは、機能の豊富さ、操作性、料金体系など、システム毎に特徴があります。これらの特徴を踏まえながら、イベント管理システムを比較検討する際のポイントを紹介します。

①機能性

前述したように、イベントでは、企画準備段階からアフターフォローまで多くの業務が発生します。とくにリアル、オンライン同時開催のハイブリッドイベントでは顕著です。

このような課題を解決するべく、イベント管理システムでは、前述した顧客管理・集客・データ分析・受付以外にも、動画配信やアンケート機能等、イベント運営に関する多種多様な機能が提供されています。

イベント管理システムの機能の充実度は、イベント運営のしやすさにも直結します。1つのプラットフォームにイベント開催にまつわる全ての機能が揃っていれば、複数のシステムにログインしたり、データを連携させたりする手間が省けるからです。

②操作性

イベント管理システムの利用者は一人ではありません。受付にいるスタッフや、集客・マーケティング担当等、イベントに関わるさまざまな人の利用が想定されます。

イベント当日の作業ミス等を防ぐ上でも、イベント開催までに十分な準備期間があるのであれば、無料トライアル等でシステムの画面を実際に使ってみて、操作性に問題がないかどうかを確認するのがおすすめです。

③料金

イベント管理システムには、無料と有料のサービスがあります。料金によって使える機能に制限があるなど、サービスによって提供形態はさまざまです。イベント管理システムは、イベント運営における基幹機能の役割も果たすため、料金形態を確認しつつ、イベント企画の初期段階で無料トライアル等を使って比較検討を行いましょう。

イベント管理システム18選

イベント管理システムは、特定の機能に特化したものから、多種多様なイベント形式に対応するシステムまで、数多くのサービスが提供されています。イベント開催を効率化する機能やサービスの観点から、18のイベント管理システムを紹介します。

※いずれも執筆時点の情報です。最新の情報は公式HPをご確認ください。

①Cvent

Cventは、SaaSprestoが国内総販売代理店として提供する、イベント管理システムです。Cvent社は、世界でも有数のイベント管理システムのグローバルトップリーダーの1社で、グローバル23,000社の利用実績があります。

ハイブリッドイベントの開催に強みを持ち、ウェジット形式で簡単にイベント申し込みページが作成出来るだけでなく、イベント中のアンケート実施や参加者毎の詳細なデータ分析を行えます。1万人以上が参加する大規模カンファレンスイベントにも利用されています。

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②Peatix

Peatixは、イベントの集客から管理まで行えるシステムです。サービス自体が集客プラットフォームの役割を果たしており、集客力に強みを持ちます。料金体系はチケット申し込み単位の販売手数料となっており、参加費無料の場合、サービスの利用料もかかりません。

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③EventHub

EventHubは、2016年に創業したEventHub社が提供するイベント管理システムです。ライブ動画配信や商談機能も備わっており、多数のハイブリッドイベント開催実績があります。カンファレンスや展示会等の導入事例について、ホームページに多数記載されています。

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④Doorkeeper

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⑥Eventory

Eventoryは、ヨーロッパ発で世界750社が利用するイベント管理システムです。営業向けの機能が充実しており、イベント後のリード獲得やナーチャリングに強みを持ちます。外部CRM・MA連携では、SalesforceやHubSpotとのデータ連携が可能です。

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⑦イーベ！

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everevoは、ソーシャルワイヤーが提供するイベント管理システムです。サービスの登録からイベントページの公開まで、最短5分程度で行えます。有料の勉強会やセミナーの導入実績が紹介されています。

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⑪Event Cloud Mix

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楽らく受付くんは、コームラが提供するイベント管理システムです。サービス名の通り、セミナーの申込管理を軸としています。オプション料金を払うことで、イベント案内ページの作成も可能です。

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まとめ

イベント管理システムは、イベント運営において非常に有用なツールです。比較検討にあたっては、イベントの目的に合わせ自社に適したサービスを検討しましょう。

Cventは、リアルはもちろん、オンラインやハイブリッドイベントなど、多種多様なイベント形式での効率的な運営と、詳細なデータ分析を通じた効果的なアフターフォローが実現可能な、イベント管理システムです。イベント開催にあたっては、ぜひ一度検討いただければと思います。

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