ハイブリッドイベントプラットフォームとは。メリットや選び方をご紹介
01.多様化するイベント開催形式
新型コロナウイルス感染症の拡大によりイベント開催のあり方は大きく変化しました。リアルイベントだけでなく、オンラインイベントの開催、また、リアルとオンラインのメリットを掛け合わせたハイブリッドイベントも注目を集めています。主要なイベント開催形式を7つ紹介します。
①オンラインセミナー（ウェビナー）
ウェビナーは、 Webとセミナーを合わせた造語です。これまで対面形式で行われていた講演会や授業をリアルタイムで配信したり、録画した動画をオンライン配信したりします。参加者は場所を選ばず、通信環境とデバイスがあれば、イベントに参加できます。従来のウェビナーでは双方向コミュニケーションが弱く、イベント管理プラットフォームでコミュニケーションを活性化させる企業・学校も多いです。
②オンライン展示会
オンライン展示会は、オンラインプラットフォーム上で出展者がブースを設置します。参加者もオンライン上に設置されたブースを選択し、商品の説明を聞いたり質問ができたりします。
オンライン展示会では、参加者の移動の手間がリアルイベントに比べて削減できる点が特徴です。出展者にとっては、リアルイベントに比べ、アンケート回収がしやすくなります。また、ブースへの参加人数、資料ダウンロード数、といった統計情報を簡単に得られるなど、オンラインならではのメリットがあります。
③オンライン交流会
オンライン交流会は、オンラインサービス上に人が集まり、自由にコミュニケーションを取るイベント形式です。
オンライン交流会では、会話できる部屋を複数設け、参加者が部屋を自由に行き来できるようにすることが多いです。対面に比べ、相手の雰囲気が掴みにくいことがあるものの、自分のタイミングでカメラやマイクをoffにして小休憩を取れるなど、参加スタイルが柔軟です。
④リアルセミナーやイベント
対面での講演会・セミナーイベントです。主催者は、会場の予約や設営を行い、参加者は会場で講演を聴きます。コロナ禍では、こうしたリアルのイベント（セミナーだけでなく後述する展示会や交流会含め）は、会場の混雑を避けるため、非接触の受付方式や、アンケートも紙ではなくスマホ経由で回答してもらう、等の工夫が行われています。
⑤リアル展示会
リアル展示会は、イベント会場や多目的ホールなどの場所で、テーマに沿った多数のブース出展が行われるイベントです。参加者は、会場内のブースを自由に見て回れます。製品・サービスをその場で試せたり、同業他社の実物の比較を同じイベント内で行えたりする点が特徴です。ブース出展者は、名刺交換やその場でのアンケート回収を通じて、参加者の情報を集め、その後の商談に繋げます。
⑥リアル交流会
リアル交流会は、会議室や飲食店を借りて、参加者同士が自由にコミュニケーションを行えるイベント形式です。対面で自由に話ができることから、さまざまな情報交換の場として活用されます。
⑦ハイブリッドイベント
ハイブリッドイベントは、リアルとオンラインのイベントを組み合わせたイベント形式です。参加者は、イベント参加方法を柔軟に選択できます。
リアル、オンラインのみのイベントに比べて運用負荷は高くなるイメージがありますが、イベント管理システムを利用することで、効率的な運営が実現可能です。主催者は、会場や開催方式を柔軟に選択でき、これまでリーチできていなかった層へのイベント参加を見込める点がメリットです。
また、オンラインイベントには、「参加者の母数は増えるものの商談に結び付きにくい」といったデメリットがあります。ハイブリッドイベントでは、会場の柔軟さによってリーチを最大化しつつ、リアルでの対面接客で有効商談の創出やホットリード化を行います。リーチと商談化、この両方の増加を実現するのがハイブリッドイベントなのです。
02.ハイブリッドイベントプラットフォーム6選
ハイブリッドイベントプラットフォームは、多様なイベント形式に対応したサービスです。「ハイブリッドイベントのみに特化したプラットフォーム」と思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、決してそうではなく、リアル、オンラインのみでの開催の場合でも、効率的なイベント開催を実現できます。
ここではハイブリッドイベントプラットフォームについて6つのサービスを紹介します。
※いずれも執筆時点の情報です。最新の情報は公式HPをご確認ください。
①Cvent
Cventは、SaaSprestoが国内総販売代理店として提供する、イベント管理システムです。Cvent社は、世界でも有数のイベント管理システムのグローバルトップリーダーの1社で、グローバル23,000社の利用実績があります。
ハイブリッドイベントの開催に強みを持ち、ウェジット形式で簡単にイベント申し込みページが作成出来るだけでなく、イベント中のアンケート実施や参加者毎の詳細なデータ分析を行えます。1万人以上が参加する大規模カンファレンスイベントにも利用されています。
②zone.
zone.は、ジールアソシエイツが運営するハイブリッドイベントプラットフォームです。名刺管理ではSansan、自動翻訳ではロゼッタと機能連携しています。動画配信ツールは、YouTube、Zoom、Vimeoと連携可能です。
③eventos
eventosは、bravesoftが運営するイベント管理システムです。toB・toC問わず、展示会・企業イベント・フェスなど幅広いイベントで利用実績があります。機能が非常に多様な点が特徴です。
④EventIn
EventInは、ブイキューブが提供するイベント管理システムです。カンファレンス・バーチャル展示会・交流会など多様なイベント形式に対応しています。ブースの回遊性やブース毎の画面切り替え機能が特徴です。システム導入にあたっては、企画・設計から配信まで、専門スタッフが包括的なサポートを行います。
⑤EventHub
EventHubは、2016年に創業したEventHub社が提供するイベント管理システムです。ライブ動画配信や商談機能も備わっており、多数のハイブリッドイベント開催実績があります。カンファレンスや展示会等の導入事例について、ホームページに多数記載されています。
⑥EXPOLINE
EXPOLINEは、スプラシアが運営するハイブリッドイベントプラットフォームです。カスタマイズ性が高く、ユーザー毎にコンテンツの出し分けの実施、ユーザー画面にオリジナルデザインを適用することも可能です。イベントノウハウを持ったディレクターの伴走サポートなど、運営支援にも力を入れています。
03.ハイブリッドイベントプラットフォームのメリット
ハイブリッドイベントプラットフォームは、ハイブリッドイベント開催を前提としたサービスならではの特徴があります。ハイブリッドイベントプラットフォームを使うことで得られる、2つのメリットを紹介します。
①ハイブリッドならではの顧客体験を提供できる
ハイブリッドイベントでは、リアルとオンラインの融合を前提としたイベント開催を行います。たとえば、これまで遠方や日程の都合で参加できなかったイベントに参加できるようになる、イベントへの質問やアンケートなどをリアルタイムに集計してイベントの盛り上がりを感じられる等、イベントプラットフォームの機能を通じて、これまでになかった顧客体験を作り出せるのです。
②イベントマーケティングを効率よく実施できる
イベントの集客から当日の運営、イベント後のアフターフォローまで、ハイブリッドイベントプラットフォームは同一のシステム上で行えます。参加データを一元管理できるため、イベント運用を効率化できます。
また、イベントマーケティングで成果を出すためには、イベント参加者の特性や参加状況に合わせて、その後の商談への誘導やコンテンツの見せ方を変えるなどの工夫が重要です。
ハイブリッドイベントプラットフォームは、商談機能や分析機能が充実しており、参加者の興味関心や、見込み度合いなどに合わせた最適なマーケティング活動を実現できます。
ハイブリッドイベントプラットフォームの中には、QRコードによる非接触受付に対応しているものもあります。参加者は、より安心してイベントに参加できます。
04.ハイブリッドイベントプラットフォームの選び方
ハイブリッドイベントプラットフォームのサービス提供会社は、年々増えています。ハイブリッドイベントプラットフォームの導入を比較検討する上で、考慮するべき3つのポイントを紹介します。
①開催するイベントの種類や目的を明確にする
開催するイベントの形式や規模、ターゲットによって、適したハイブリッドイベントプラットフォームは変わってきます。
たとえば、国内だけでなく海外向けに同時開催する場合は多言語対応、toB向けの展示会であれば出展者と参加者の個別商談機能など、イベントの目的やコンセプトによって、イベントプラットフォームが持つべき機能の優先度も変わります。
また、有料イベントの場合は、決済機能が必要です。招待客のみが参加するイベントの場合は、認証のための仕組みが必要ですし、リアルイベントの内容をライブ配信する場合は、有料でも提供する価値があるか十分に検討した上で、できるだけ配信遅延等が起きないストリーミング機能が重要になります。
イベントの種類や目的から機能の優先度をつけて、イベントプラットフォームの比較を行いましょう。
②実際の操作画面を確認する
イベントプラットフォームは、運営に関わる多くの人が利用します。そのため、ITサービスに慣れていない人でも直感的に使えなければ、イベントの運営効率が悪くなってしまいます。
サービス導入検討にあたっては、無料トライアル期間やデモ等を利用して、サービスの操作画面を実際に確かめるのがおすすめです。
③実績を確認する
イベントプラットフォームでは、過去にサービスを利用して開催されたイベント実績が公式サイトなどで公開されています。サービスを利用した累積のイベント開催数や、グローバルでの開催実績が豊富かどうか、等の観点から、自分達が開催するイベントに類似するイベントの実績を確認します。
05.まとめ
ハイブリッドイベントプラットフォームの活用は、イベント開催を効率的に行う上で重要な選択です。比較検討にあたっては、イベントの目的に沿って必要な機能や利用シーンを想定し、自社に適したイベントプラットフォームを選びましょう。
上記で紹介したように、比較検討の際には以下の点がポイントです。
- イベントの種類や目的に合っているか
- 実際の操作画面が使いやすいか
- イベントの開催実績や開催したいイベントに類似したイベントの実績
Cventは国内外で多数の実績を持つハイブリッドイベントプラットフォームです。
リアル・オンライン・ハイブリッド、多種多様なイベント形式での効率的な運営と、詳細なデータ分析を通じた効果的なアフターフォローが実現します。ぜひ、イベント開催にあたって、一度検討いただければと思います。
