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商談会とは? 展示会との違い、出展側・主催側のポイントを解説

出展企業とバイヤーがビジネスマッチングを目指し、一度に多くの商談を行うBtoBイベントを、一般的に「商談会」と呼びます。出展企業は1回の商談会で複数のバイヤーと効率的に商談でき、新規市場開拓を狙えるチャンスです。本記事では、商談会での出展企業のメリットや出展時のポイント、また、商談会を開催する主催企業が気を付けたい開催時のポイントもご紹介します。

目次

商談会とは?

商談会とは、出展企業とバイヤーが商談を行うことが目的のBtoBイベントです。出展企業・参加企業は、将来的な自社の成長に繋がるビジネスマッチングの成立を目指します。

出展企業は、商談獲得を目的とし、バイヤーである参加企業は、有望な取引先の発掘や新規事業の可能性、ビジネス創出などを目的とします。

“商談”会という名の通り、出展企業とバイヤーはお互いがそれぞれ商談を前提としており、単なる情報収集目的にはとどまらず、ある程度の目的意識・熱量をもって参加することから、効率よくビジネスマッチングができるイベントです。

展示会との違いは、明確な相手と商談を実施できるか

商談会と似たイベントに「展示会」があります。展示会と商談会は、違いが明確に定義されているわけではありませんが、以下のような傾向があります。

● 商談会:参加企業・バイヤーを事前に把握でき、明確な相手と商談できる
● 展示会:偶発的なマッチングが中心で、認知度向上やブランディングに繋がる

ただし、近年では、商談会と展示会の言葉の定義はシームレス化しつつあります。

たとえば、出展企業に商談ブースの設置を要請する展示会も一般的になりつつあり、また、オンラインイベントを効果的に実施できるイベント管理プラットフォームの中には、オンライン展示会とオンライン商談会に必要な機能を備えているツールも多く存在することから、商談も視野に入れた展示会は、徐々に増えてきています。

商談会に出展するメリット

以下では、商談会に出展するメリットをご紹介します。

複数のバイヤーと効率的に商談できる

商談会では、複数のバイヤーと効率的に商談できることから、ビジネスマッチングの可能性を高められるのがメリットです。

先ほどご紹介したとおり、「商談の実施」を目的として開催されている商談会に参加しているバイヤーは、出展企業との商談を行い、有益な商材や魅力的な企業を発掘することを目指して参加しています。

商談会に参加する層は、目的意識や熱量を持っていることが多いことから、単に名刺交換だけに終わらず、具体的な商談から新たな取引が生まれやすくなります。

新規市場・新規調達先の開拓の可能性がある

商談会の特徴によっては、新規市場や新規調達先の開拓ができる可能性もあります。

さまざまな業界のバイヤーが参加している場合、今まで想定していなかった業種で商材が採用されるきっかけになります。また、国際的な商談会であれば、普段はなかなか接する機会のない世界中のバイヤーと商談できることから、日本にとどまらず世界へと市場が広がることも考えられます。

商談会の開拓先は決してバイヤーだけに限らず、同じ出展企業側同士のコミュニケーションから新たな調達先として製造などのパートナー企業を見つけることもあります。

マーケティング調査にも活用できる

商談は、率直な意見や感想、フィードバックを受け取る絶好の機会でもあり、商材のマーケティング調査に活かすこともできます。また、事業領域に詳しいバイヤーと一対一で話すことで、効率的に情報収集もできます。

出展企業の出展時のポイント

以下では、出展企業が気をつけたいポイントをまとめます。

バイヤーとのビジネス展開を具体的にイメージする

商談後のビジネス展開を具体的にイメージしてから、商談会に参加しましょう。「とりあえず参加して…」といった姿勢では、契約には繋がりません。

商談会後に実際の取引に繋がるようにするには、徹底した事前準備が大切です。「どのような取引先と出会って、どのような取引を進めていきたいか」を事前リサーチしておきます。「商談時にどのような交渉をしたいか」までシミュレーションしておくと安心です。

バイヤーにあわせて商材説明ができるようにする

バイヤーごとに適切な商材説明ができるように準備しておきましょう。一方的かつ画一的な説明では、具体的なビジネス展開に持ち込みづらくなります。

バイヤーの課題や困りごとを引き出して、自社の商材が合いそうなポイントを見つけ出し、そのポイントに絞って説明するとよいでしょう。

多くの企業が参加している商談会では、バイヤー自身が何社も商談を行い内容を忘れてしまう可能性もあることから、短時間で自社の魅力が伝わるように事前準備が重要です。

開催後のアフターフォローを行う

商談後にメールや電話などで関係構築を行いましょう。商談会はあくまできっかけに過ぎません。

商談会後、スピード感をもって次のアポイントに向けた連絡をとったり、商談中の質問・懸念点を丁寧に・迅速に回答したりと、実際の新規契約に向けたアフターフォローが大切です。

主催企業の開催時のポイント

商談会は業界ごとに開催されることが多いです。開催する主催企業が、どのような点に気をつけて開催するとよいのかご紹介します。

開催形式を生み出したい成果にあわせて検討する

商談会をどの開催形式で実施するかを検討しましょう。リアル開催・オンライン開催・ハイブリッド開催から選びます。

参加者全員が対面で話せるリアル開催の場合、時間と場所の制約がある中でも足を運ぶような、より確度の高い企業が参加するため、ビジネスマッチングが生まれやすいのが特徴です。

オンライン開催・ハイブリッド開催であれば、海外からの参加も見込めます。よりグローバルに展開していきたい出展企業の参加も増えるでしょう。

開催前に企業情報を閲覧できるようにする

出展企業とバイヤーが事前にお互いの情報を見られるようにしておくと、効率的に出会える商談会になります。どの企業・バイヤーと商談するかを明確にして参加できると、ビジネスマッチングが生まれやすくなるでしょう。

イベント管理ツールなどを活用して、参加する企業・バイヤーの情報を閲覧できるように準備してみてください。

事前に商談を予約できるようにする

事前に商談時間や場所を予約できるようにすることもポイントです。

出展者も参加者もスケジュールを組みやすくなる上、商談相手の情報を事前に入念にチェックできることから、さらに有意義な商談を行うことができ、ビジネスマッチングの可能性が高まるでしょう。

まとめ|出展企業・主催企業ともに、効果的な商談ができる準備が大切

今回は商談会のメリットや出展時・主催時のポイントを解説しました。

出展企業側も主催企業側も、その後の取引に繋がるような商談にできるよう、準備が大切です。

特に主催企業は、開催目的にぴったりなイベント形式を検討したり、ビジネスマッチングが生まれやすくするために事前に企業情報を閲覧できるようにしたりと、より効果的な商談会にするための企画準備が重要になります。

事前に参加企業の情報を閲覧できるように公開し、当日の商談の時間や場所も予約できるようにすれば、参加者の満足度も高まるでしょう。

商談会を主催する場合、イベント管理ツールを活用するのもおすすめです。スムーズに商談予約ができる機能や、受付管理機能、メール配信機能など、効率的にイベント運営できる機能が揃っています。イベント管理ツールを活用して、商談会に参加する企業やバイヤーの機会損失を防ぐ工夫をしてみてください。

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