プライベートショーとは？特徴・開催ポイントを解説

2023年3月16日

商品の魅力や技術力をアピールできる「プライベートショー」。一社単独で開催し、既存顧客・見込み顧客などに限定して招待するのが特徴です。参加者との関係性を深められる場だからこそのポイント、企画・準備時の注意点をご紹介します。

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プライベートショーとは

プライベートショーとは、展示会の中でも、複数の企業が参加する合同の展示会ではなく、1社が単独で開催するPR展です。既存顧客や見込み顧客など、限られた人たちを招待して行います。

企業がプライベートショーを開催する目的は、以下が挙げられます。

自社・グループ各社の商品・サービスや技術のアピール
新商品・新サービスの認知度向上
参加者（既存顧客や見込み顧客など）との関係構築

上記の目的で企画するプライベートショーは、新商品のお披露目会や見本市、周年記念イベント、顧客など関係者への感謝祭などの形式で実施されます。

プライベートショーの特徴は「単独開催」「クローズド開催」

企業がイベント企画を行う際、「展示会」「商談会」など様々な形式を検討するでしょう。これらとの違いとして、プライベートショーの特徴は「単独開催」「クローズド開催」であることが挙げられます。

一社単独で行う展示会である

プライベートショーは、複数社が参加する合同の展示会とは異なり、単独での開催であることがポイントです。

いわゆる展示会では、広い会場に複数企業が各ブースを出展し、展示会の来場者にお声がけをしてブースに立ち寄ってもらう形式ですが、プライベートショーは自社のみで開催します。

特に複数の商品・サービスを扱う大手企業がプライベートショーを行うことが多い傾向です。

既存顧客や見込み顧客など招かれた関係者のみが参加する

既存顧客や見込み顧客など、参加者を絞って招待するのがプライベートショーです。基本的には一般公開せずに開催します。そのため、参加者との関係性を密にするための展示会とも言えます。

プライベートショー開催のポイント

プライベートショーの開催にあたり気をつけたいポイントを6つご紹介します。

既存顧客や見込み顧客などとの関係性を深められる工夫を行う

既存顧客や見込み顧客などとの関係性を深められる場にできるよう工夫しましょう。

プライベートショーの開催目的は、既存顧客や見込み顧客などとの関係性を深めた上で、商品・サービスをPRすることです。どんな印象を持ってもらうことができれば、関係性を深められたと言えるのか、開催前に考えてみるのがポイントになります。

例えば、企業のさらなる成長を期待できるポジティブな印象を持ってもらい長期的な付き合いを実現したい場合、今後の目標や目指す未来について、CEOや執行役員、事業責任者などから具体的にプレゼンテーションを行うようなプログラムを用意するのもよいでしょう。

具体的に工夫できるものとして、配布物・ノベルティ・映像コンテンツ・装飾クリエイティブ・会場MC・パフォーマンスなどがあります。伝えたいメッセージがしっかりと参加者に届くように準備してください。

新商品発表や競合の主催ショーなど開催時期を調整する

新商品の発表や他の展示会への出展などのタイミングを踏まえて、より効果的な開催時期を検討しましょう。プライベートショーで新商品の発表を予定する場合、情報解禁日との調整が重要です。PR部門とも連動して企画してください。

また、競合他社が主催する商談会やセミナーなどと被らないようにするのもポイントです。一社単独で開催し、限られた人にしか集客をしないプライベートショーでは、一時期に発表が集中していたり、他の展示会出展と重なっていたりすると、参加者が集まりにくい可能性があるからです。

準備期間に十分に余裕を持つ

プライベートショーは、会場の検討や集客などに時間がかかる可能性があるため、準備期間に十分に余裕を持つようにしてください。

たとえば、VIP顧客や特別ゲストを招待する場合、半年以上先の日程まで埋まっている可能性が高いです。早めの段階でお声がけできるように企画します。

また、PR部門が主体となりプライベートショーを企画するような場合、各部門・部署との連携が多くなります。どの商品・サービスをPRするのか、誰がプレゼンテーションを行うのかなど、細かな調整に時間がかかるため、余裕を持って進めましょう。

開催規模に適切な会場を押さえる

リアル会場でプライベートショーを開催する場合、開催規模に適切な会場を押さえましょう。

会場を選ぶ際、展示する商品・サービスの数や参加者数によって会場の広さが決まります。会場が広すぎて空いているような印象が強くなると盛況感がなくなり、反対に会場が狭いと窮屈さがあったりご案内までの待機時間が増えたりするので注意が必要です。

また、収容人数の大きい会場は、開催日が近づくにつれて見つけにくい可能性もあります。事前に候補会場をリストアップして、早めに空き日程を確認するのがおすすめです。

告知・集客方法にも気を配る

自社で開催して関係者のみを招待するプライベートショーでは、自社で告知を行いターゲットに来場してもらう必要があります。

プライベートショーの告知段階から、既存顧客や見込み顧客などとのコミュニケーションの機会になります。そのため、ブランディング・ホスピタリティの観点でも、告知時のパンフレットや案内状、メールマガジンの内容・デザインなどは丁寧に検討します。

プライベートショーにおける一般的な告知・PR手法としては、営業担当からの直接のご案内をメインとしつつ、案内状送付、メルマガ送付など、招待者の役職やお付き合いの濃さ等を考慮した柔軟な方法が求められます。プライベートショーに参加するメリットや特別感を届けることがポイントです。

顧客体験を大切に企画・運営する

招待するのが重要な既存顧客や見込み顧客だからこそ、プライベートショーでの体験が魅力的だったと感じてもらえるように企画しましょう。

リアル会場での開催の場合、来場受付をスムーズに行ったり、当日手渡すノベルティや飲食の提供を工夫したりします。オンライン上での開催の場合、動画配信のクオリティや引き込まれるような構成が重要になります。

招待する既存顧客やターゲット顧客にどのような体験を提供し、どんな印象を抱いてほしいのかを企画段階から綿密に検討し、企画・運営することがポイントです。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」でプライベートショーを効率的・魅力的に

プライベートショーの企画・運営を行う際、イベント管理プラットフォーム「Cvent」を活用すればイベントマーケティングをより充実させられます。

会場設営や運営スタッフなどを外注するとしても、プライベートショーの開催目的やコンセプト決め、来場者の集客等の企画部分は自社で主体的に取り組む必要があります。

コンセプトを踏まえて入念に顧客体験などを作り込めるよう、効率化できる部分はツールを活用するとよいでしょう。その点、イベント管理プラットフォームであれば、リアル開催・オンライン開催を問わず、以下の点で効率化できます。

タスクや予算を一元管理
イベントサイトの制作
招待メールなどの配信
レポーティング
MA・CRMツールとの連携

さらに以下のような機能で、顧客接点が重要なプライベートショーをより魅力的なものにできます。

リアル開催の場合

リアル会場での開催の場合、受付管理・来場者管理機能を活用することで、受付周りをスムーズに実施できます。たとえば、参加登録者ごとに事前にQRコード付きメールを発行することで、そのQRコードを参加者自らタブレットで読み込む、もしくはスマホやタブレットで受付担当者が読み込む等の運用が可能になり、スムーズに受付管理を行え、参加者にストレスを与えません。