オンラインイベントとは？面白い企画のポイント、ツールの選び方を解説

2023年2月10日

オンラインイベントとは、視聴者がPCやスマートフォンなどから参加するオンライン上の配信イベントです。参加者が開催場所に制限されず参加しやすい一方、集中して見続けることが難しくなっているのも事実です。配信形式によって参加者とのコミュニケーションに違いが生まれるため、主催者としてどのように企画で盛り上げていくかがポイントになります。

今回はオンラインイベントの開催メリットや面白い企画のポイント、開催までの流れ、ツールの選び方などを解説します。

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イベント管理プラットフォーム「Cvent」とは？

オンラインイベントとは

オンラインイベントとは、オンライン上で配信され、視聴者がPCやスマートフォンなどから参加するイベントです。コロナ禍でリアルイベントが開催できず、オンラインイベントへと切り換えた企業も増えました。

配信形式：ライブ配信・オンデマンド配信・疑似ライブ配信

オンラインイベントの配信形式は、ライブ配信・オンデマンド配信・疑似ライブ配信の大きく3つに分かれます。それぞれの特徴とメリット・デメリットを見ていきましょう。

配信形式	特徴、メリット・デメリット
ライブ配信	開始時間からリアルタイムでイベントを配信する形式。メリット・リアルタイムに参加者とコミュニケーションを取ることができるデメリット・配信トラブルの発生リスクが高い・開催日程に予定が合わない人を取りこぼしてしまう
オンデマンド配信	あらかじめ録画しておいた映像を配信する形式。メリット・事前に作り込んだ完成度の高い映像を配信できる・開催日時に制限されず、より多くの参加者を見込めるデメリット・リアルタイムに参加者とコミュニケーションできない・いつでも視聴できるため、参加者の購買意欲や集中力が下がる可能性がある
疑似ライブ配信	事前に録画しておいた映像を、開始時間から配信開始する形式。 ※チャットや質疑応答はリアルタイムで対応 ※巻き戻しや早送りは不可メリット・コンテンツを事前に準備できる・参加者とリアルタイムにコミュニケーションできるデメリット・ライブ配信同様、参加者に時間の制約がある

種類：BtoC向け・BtoB向けオンラインイベント

オンラインイベントには、個人向け（BtoC）と法人向け（BtoB）の2種類あります。例えば、それぞれ以下のようなイベントがあります。

● BtoC向け：ライブ、コンサート、交流会、フィットネスなどのレッスン
● BtoB向け：ウェビナー、講演会、ビジネスカンファレンス、商談会・展示会、記者発表会、決算説明会、株主総会

BtoCのオンラインイベントは、エンタメやヘルスケアなどの領域のイベントが多く、BtoBのオンラインイベントは、ウェビナーや講演会などの情報提供・交流の場が多いです。

オンラインイベントのメリット

イベントをオンラインで開催するメリットは次の通りです。

参加者が開催場所に制限されず参加しやすい

リアルイベントとは異なり、参加者が開催場所に制限されず参加しやすいのが特徴です。インターネット環境とPC・スマートフォンなどの端末があれば参加できます。会場に足を運ぶ必要がないため、参加者には時間的・金銭的コストがかかりません。

その結果、日本全国や海外からも参加してもらえるため、主催者としては、より多くの参加者を見込めるのがメリットになります。リアルイベントの場合、会場のキャパも考えながら集客する必要がありますが、収容人数に制限されず、多くの人に届けられるのも良い点でしょう。

ライブ配信の場合、リアルタイムに参加者の反応を得られる

オンラインイベントの中でも特にライブ配信（疑似ライブ配信も含む）の場合、リアルタイムに参加者の反応を得られるのがメリットです。会場でのイベントと比較して、参加者が質問やリアクションをチャット上に投稿しやすいとされています。

リアルタイムでなくても、オンデマンド配信でもチャット機能をONにしておくことで、視聴者からのコメントを集められます。BtoC・BtoBを問わず、参加者のリアルな声を収集でき、サービスなどに反映できるでしょう。

会場費などのコストを削減できる

オンラインイベントの場合、イベント会場を借りる必要がないため、大幅なコスト削減に繋がります。数十万円から数百万円かかる会場費が浮くだけでなく、当日の運営スタッフの人件費も抑えられます。

その分、オンラインイベントを開催できるイベント管理ツールを導入し、効率的に実施できるようにすれば、イベントの効果を最大化できるのでおすすめです。

オンラインイベントを面白い企画で盛り上げるには？

オンラインイベントの開催が増え、参加者側もオンラインイベントに慣れてきています。その分、当日キャンセルが増えたり、途中で視聴に飽きて離脱したりする可能性が高まります。

オンラインイベントを盛り上げる工夫をし、集客増加や満足度向上に繋げていくために、ここではオンラインイベントを盛り上げるポイントをご紹介します。

チャットやアンケートで視聴者参加型の内容にする

オンラインイベント開催ツールの中には、参加者がリアルタイムに質問や感想を投稿できる機能が付いているものもあります。チャット・Q&Aなどの投稿機能を活用して「視聴者参加型」のコンテンツにすれば、参加者の集中力をより持続させることが可能です。

例えば、コンテンツの進行途中に質疑応答やQ&Aタイムを挟んだり、質問やリアクションを随時投稿できるようなツールを使ったりすれば、参加者も「一緒にイベントを作り上げている感覚」を持てるでしょう。「Comment Screen」「Sli.do」などのツールでは、画面上に表示されるチャットとともに配信を視聴できたり、選択肢やコメントなどに投票できたりします。

視聴者参加型の内容にすることで、主催者はリアルタイムに、参加者がどのような疑問を抱くのか、知りたいことは何なのか、を掴むことができます。質問の投稿内容を集約すれば、定量データとしてサービス改善などにも活用できます。

他の参加者とのコミュニケーションの機会を設ける

オンラインイベントの満足度を高めるために、参加者同士でノウハウを共有したり、意見交換をしたりできる交流の場をオンライン上に用意するのもおすすめです。参加者同士での双方向なやりとりや会話を可能にするオンラインイベント開催ツールを使い、コミュニケーション環境を整えてみてください。

オンラインイベント開催までの流れ

オンラインイベントの開催までに行うことを、流れに沿ってご紹介します。

①イベント企画

まず、オンラインイベントを開催する「目的」を明確にして企画を立てます。

目的によって、参加者のターゲットも大きく異なります。実現したいことを明らかにした上で、開催形式や参加費などの詳細を決めていきましょう。視聴者参加型にするか、交流の場を設けるか、なども企画段階で決められるとスムーズです。

②配信ツール選定

イベントの目的や開催形式の決定後、オンラインイベントの配信ツールを選定します。

参加者がチャットで質問を投稿したり、オンライン上でグループを作成して交流したりできるような機能があるかを確認してください。また、参加者・主催者の双方が操作しやすいツールであるかどうかは、準備にかかる工数や、当日の参加率・チャット数にも影響することから、重要な観点です。

代表的な配信ツールに、Zoom ミーティング、Zoom ウェビナー、Google Meet、Cocripo、ネクプロ、V-CUBE セミナー、Cventなどがあります。

③参加者の集客

オンラインイベントの参加者を集めましょう。

メールやSNS、Web広告、イベントポータルサイトへの掲載、プレスリリースなどの手法で集客していきます。参加してほしいターゲット層に届く手法で行いましょう。

また、申込みをした参加者に対して、当日の参加方法などをメールで案内します。その際、イベント管理ツールのメール配信機能を利用すると便利です。

④当日のスケジュール決め・役割分担

オンラインイベント開催当日のスケジュールや役割分担を決めます。

当日のプログラムを決定した上で、スムーズに実施できるように運営スタッフを配置していきましょう。司会担当、映像配信担当、チャット上での参加者対応担当など、細かく割り振っておくことがポイントです。

万が一配信トラブルが発生したときに対応できる人員を用意しておくことも、オンラインイベントを成功させるうえで重要です。

⑤配信環境のテスト・リハーサル

オンラインイベントを配信する実際の場所から、配信環境のテストやリハーサルを行いましょう。

リハーサルでは配信側の流れを確認するだけでなく、参加者が参加端末から資料の文字が読めるサイズかかどうか等、参加者側の観点も十分に確認してください。

また、安定した通信環境が整っているかを確認したうえで、万が一通信トラブルが発生して配信できなくなったときを想定して、対処方法も確認しておきましょう。

⑥オンラインイベント本番

オンラインイベント当日は、あらためて音声や映像のクオリティを確認してから配信開始できるよう、開始前から準備を進めていきます。

また、配信中はチャットなどで盛り上げる工夫をすると、参加者の満足度をより高められます。イベント終了時にアンケート回答を促すことも忘れずに行ってください。

⑦アフターフォロー

イベント終了後、参加者のアフターフォローをします。

アンケートを送付したり、その後のアクションに繋がる案内を送ったりしましょう。参加直後の熱量が高いタイミングでアンケートを送付するほうが回答率が高まると言われています。

なお、個別で対応するか、メール配信機能を使って一斉に対応するかなど、どのようにアフターフォローをするかを事前に考えて準備しておくとスムーズです。

⑧振り返り

アンケート結果を回収できたら、イベント全体の振り返りを行います。

オンラインイベント開催ツールで収集した参加者の視聴データ等から、何人が参加したのか、どこまで視聴されていたのかなどを分析し、次のイベントに活かせるポイントを見つけていきましょう。

オンラインイベント開催ツールの選び方

オンラインイベントのツールを選ぶとき、どのようなポイントに注目して選ぶとよいかご紹介します。

前提として、オンラインイベントの開催目的や実現したいことを満たせるか、といった点で見ることが最重要ですが、ここでは、いくつか具体的な観点を取り上げます。

ユーザビリティが優れているか

オンラインイベントのツールが、参加側・開催側双方にとって使いやすいツールかを確認しましょう。

参加者がログインしやすいか、チャット機能などが使いやすいか、など操作性で比較してみてください。開催側としても、当日の配信はもちろん、参加者の申込みフォームやメール配信機能、アンケート機能など、他の機能も使いやすいかをチェックしておくと安心です。

チャットやアンケート機能など豊富な機能があるか

オンラインイベントを盛り上げるために重要なチャット機能やアンケート機能など、単なる動画配信だけでない機能が豊富にあるかどうかも確かめておきましょう。

イベントツールの中には、タスクや予算を一元管理できる機能や、イベントページを簡単に作成できる機能を備えたものもあります。自社で必要な機能が何かを洗い出してから検討してみてください。

動画を高画質・高音質で配信できるか

オンラインイベントの満足度を左右するといっても過言でない、映像・音声のクオリティが高い配信ツールを選びましょう。

導入実績が豊富で成功事例もあるようなツールであれば、より安心して利用できるでしょう。リアルタイム性が求められる配信では、なるべく低遅延で配信できることも、重要な要素の1つです。

オンボーディングが充実しているか

オンラインイベントツールを導入する際、オンボーディングが充実しているかどうかもポイントです。

直感的に操作できるツールであれば問題ないですが、機能が豊富にあると操作が難しい場合もあります。マニュアルやFAQがあるか、困ったときに問い合わせができるかなども確認することをおすすめします。

オンラインイベント開催時の注意点

オンラインイベント開催時には、以下のような点に注意しましょう。

配信設備やノウハウが必要

オンライン上で配信するイベントは、専用ツールを使って映像をスムーズに配信することが求められます。それに伴い、配信設備やオンラインイベント運営ノウハウが必要です。

特に通信や機材のトラブルは、イベントそのものが配信できない致命的なトラブルに発展しかねないため、入念に準備をした上で、万が一トラブルが発生した際にも、誰がどのように対応するかをあらかじめ確認・検討しておくと安心です。

配信中の見え方を確認する必要がある

オンラインイベント中の参加者からの見え方を忘れずに確認しておきましょう。

準備していた資料やスライド、映像などが見えづらい・聞こえづらいといった課題も考えられます。事前にリハーサルを重ね、実際に参加者の立場になって見え方などをチェックしてください。

参加者が途中で離脱しやすい

オンラインイベントは気軽に参加しやすいからこそ、期待と異なればすぐに離脱されてしまう可能性があります。参加者の期待を裏切らないように、集客だけでなく、コンテンツの中身を充実させることを意識してください。満足度が高いほど、その後の商談や受注、他のオンラインイベントへの参加などのアクションに繋がりやすくなります。