イベント主催（開催）における企画・運営の流れとコツを徹底解説

イベントを開催するとき、まず何から始めたらいいのか迷う方も多いのではないでしょうか。企業がイベントを主催する理由は、リード獲得・育成、商談の創出、ブランディング、既存顧客のフォローなどです。イベントの効果を最大化するためには、企画運営時に主催者が押さえておくべきポイントがあります。

今回は、イベントを主催する企業の担当者の方に向けて、イベント企画運営の流れやイベントを成功させるコツをご紹介します。

なぜイベントを主催するのか？

イベントを主催する流れや成功のコツを知る前に、そもそも企業がなぜイベントを主催するのか、その目的となる背景を押さえましょう。

イベントの主催（イベントマーケティング）は、BtoBマーケティング手法の一つです。個人向け（BtoC）のイベントもありますが、ここでは法人向け（BtoB）のイベントとして開催理由を見てみます。

企業がイベントを主催するとき、主に以下の5つの効果を求めて開催します。

• リード獲得・育成
• 商談の創出、購買促進
• ブランディング
• 認知度向上
• 既存顧客のフォロー（離脱防止、利用頻度増加の促進など）

上記の目的を掲げて開催する場合、営業・マーケティング部門、広報・PR部門、カスタマーサクセス部門など、関連する部門が連携してイベントの企画運営を行うことが大切です。

【イベント主催用】イベント企画運営の流れ

本項目では、イベント企画・運営の大枠での流れを整理します。

①イベントの目的・ターゲット・開催形式を決める
②日程・会場を決める
③ターゲットにむけた集客を行う
④当日のコンテンツやアンケートを作成する
⑤運営マニュアルを作成して、運営チームで読み合わせる
⑥入念なリハーサルを実施する
⑦当日のイベント開催
⑧事後のアンケートやフォローアップを行う

①イベントの目的・ターゲット・開催形式を決める

まず、イベントの目的・ターゲット・開催形式を決めます。先ほどご紹介した目的に加え、ターゲットも明確にすることで、適切な開催形式が見えてきます。

イベントの開催形式は、リアル開催、オンライン開催、もしくはその両方を掛け合わせたハイブリッド開催に分かれます。なお、オンライン開催の配信形式には、ライブ配信・オンデマンド配信・疑似ライブ配信の3種類の配信形式があります。

それぞれの配信形式におけるメリットや特徴は、以下の記事で解説しています。

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イベントの内容によっては、講師やゲストを招待する可能性もあります。社外に登壇依頼する場合は、ある程度余裕を持ったお声掛けが必要となることを忘れずに企画を進めていきましょう。

②日程・会場を決める

次に、日程・会場を決めます。オンライン開催の場合は、先ほど挙げた、ライブ配信・オンデマンド配信・疑似ライブ配信から、どの配信形式にするかを検討しましょう。

リアル開催の場合、イベントのテーマに合った会場を探します。アクセスの良さや会場内のレイアウト、必要な機材を使用できるかなどを考慮します。

③ターゲットにむけた集客を行う

イベント名や日程などの概要が決まれば、集客開始可能です。目標の集客人数を決めて、3〜4週間前から余裕を持った集客を行うことがおすすめです。

SNSやイベント告知サイトでの周知、プレスリリース、リードへのメルマガ配信、Web広告など、多くのチャネルで集客をしていきましょう。

④当日のコンテンツやアンケートを作成する

イベント当日に使用する資料やコンテンツ、アンケートなどの準備を進めます。イベント直前になると、その他の準備やリハーサルなどで慌ただしくなるため、早めに着手しておくと安心でしょう。

特にアンケートは、次のイベントの改善にも役立ちます。アンケート項目を工夫し、欲しい情報を得られるように設計しておきましょう。

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⑤運営マニュアルを作成して、運営チームで読み合わせる

運営マニュアルを作成し、運営チームで読み合わせを行います。

BtoB向けイベントの開催においては、複数人のスタッフが運営チームとして関わることがほとんどです。各自が役割分担を認識し、スムーズに動けるように、運営マニュアルを作成し事前に十分に打ち合わせをしておくことが重要です。

運営マニュアルには、イベントの概要、タイムテーブル、会場の見取り図、スタッフの配置図、役割ごとの業務内容、注意事項、緊急時対応、行動規範、Q&Aなどの項目を入れておきます。スタッフ全員の共通認識を取れるように情報を集約・共有することがポイントです。

⑥入念なリハーサルを実施する

前日までに入念なリハーサルを行います。

分担した役割ごとに、動き方や緊急時の対応方法などを確認していきます。必要な備品やツールが揃っているかなども確認してください。可能であれば、リハーサルの時点で、当日必要な機材や配布物などのセッティングも済ませておくと安心です。

⑦当日のイベント開催

可能な限り、当日にもリハーサルを行い、前日までに気になった箇所のおさらいや、当日特に重要になる箇所を細かく確認できると安心です。受付フローや参加者の導線なども確認しておきましょう。

また、開催中はスムーズにコンテンツが進行するよう、スタッフ用のマニュアルを用意しておくとよいでしょう。急なトラブル発生時の対応フローやチーム体制についても記載しておくと安心です。

⑧事後のアンケートやフォローアップを行う

イベント終了後、参加者に対して事後アンケートやフォローアップを行います。

アンケートでは次回のイベントに活かせる貴重な意見が集まります。参加直後の熱量が高いタイミングを逃さないよう、イベント途中や終了時に回答を促したり、イベント終了直後すぐにメールで配信されるように予約しておくこともおすすめです。

また、参加者の中でも優先度の高い人から、個別にメールや電話をしていきます。イベント管理プラットフォームのスコアリング・行動履歴機能を活用したり、MA・CRMツールと連携したりすることで、参加者ごとにイベントでの行動内容や満足度などを分析し、適切なフォローをできるように整えておくと便利です。

主催者が知っておきたいイベント成功のコツ7選

主催者が知っておきたいイベントを成功させるコツをご紹介します。先ほどご紹介したイベント開催の流れの中でも、特に重要な点を解説します。

①イベント開催の「目的」「成功の定義」を明確にする

主催イベントにおいて「何のために実施するのか」「どの状態になれば成功か」を明確に定義しておくことが重要です。

リード獲得、問い合わせ獲得、商談の実施、ブランディングなど、イベントを開催する目的が何かを定めることができれば、目的に合ったコンテンツやイベント開催形式などをブレることなく決められます。

また、イベント成功の定義を決める場合、参加者数・参加率・アンケートの満足度・目的に合うアクションの結果（商談数・受注数・お問い合わせ数など）の指標の中から考えてみてください。

②ターゲットにぴったりなコンテンツを企画する

主催イベントの目的が決まれば、おのずとターゲットも決まります。そのターゲットにぴったりなコンテンツを企画しましょう。

商談化を目指す場合は、業界別セミナーや少人数の勉強会、商品紹介が中心となります。リード獲得を目指す場合は、ノウハウ紹介や最新トレンド紹介、著名人によるセミナーやカンファレンスが合うでしょう。

参加者が気になる話題を中心にし、商品・サービスのPR色が強くなりすぎないようにすると、参加者の満足度が高まりやすいです。

③参加メリットや得られることがわかるイベントタイトルをつける

イベント集客時にポイントとなるのが、イベントタイトルです。参加するメリットが端的に伝わるメッセージにしましょう。

誰のためのイベントか、何を得られる内容か、が伝わる要素を盛り込むことで、イベント集客時にターゲットの目に止まりやすくなります。

ターゲットが参加したくなるようなイベントタイトルをつけてみてください。具体的な数値を用いることは、客観性やインパクトを生み出す1つの手段です。

④スケジュール・タスク・予算管理を漏れなく行う

イベント企画運営のスケジュールを立てて、細かなタスクや予算を漏れなく管理できる体制が必要です。スケジュールどおりに進行できているかをイベント責任者が確認し、役割ごとにタスクを割り振って準備を進めていきます。

細かなタスクや予算は、イベント管理ツール内で一元管理できると、運営チーム全体で把握しやすくなるのでおすすめです。

例えば、イベント管理プラットフォーム「Cvent」では、タスクや予算を一元管理できる他、リアルイベント向けに受付管理や来場者管理もできます。

⑤参加者へリマインドメールを送信する

参加者に対して忘れずにリマインドメールを送信します。

リマインドメールは「イベントを申し込んだものの忘れていた」、「忘れており、別の予定を入れてしまった」等を防ぎ、当日の参加率を少しでも高めることに有効です。最低でも1回、状況に応じて、3回ほど送信できるとよいでしょう。

開催日程や参加方法の案内だけでなく、イベントに対する期待感が高まるような内容にできると、イベントへの親近感や魅力度も高まります。当日のコンテンツの注目ポイントなどをメールで紹介するコンテンツもおすすめです。

⑥当日発生しうるトラブルに対する対応策を検討しておく

当日起こりうるトラブルを想定し、対応策を検討しておきましょう。

たとえば、リアル会場で急病人や自然災害が発生した場合に備え、AEDの位置や避難誘導先を確認しておくのは、イベント主催者としては必須と考えられます。主催者がパニックにならずに冷静に対処できることが、被害を最小限にとどめられるかどうかに関わってきます。

登壇者や司会者が何らかの理由で時間に間に合わないケースも想定し、セッションの時間をずらしたり、オンラインで接続して登壇してもらったりと、さまざまな代替案を検討しておくと安心です。

オンライン配信時のネットワークトラブルも付き物です。万が一、通信環境が不安定になって映像などが配信できなくなったときの対応策も検討しておきましょう。

バックアップ用のネットワーク回線・配信機材を用意したり、後日オンデマンド配信で配信する旨を参加者にすぐに周知できるように予めメールテンプレートとして用意したり、といった手段が考えられます。

これらの緊急時対応を運営マニュアルに記載しておき、スタッフ全員で共通認識を持てるように準備してください。

⑦イベント管理ツールを活用する

イベント管理ツールとは、事前準備から当日運営までの業務を効率化できるツールです。イベント登録や申込みページの作成、メルマガ配信、アンケート作成、来場者管理などを簡単にできる機能があります。

イベント管理プラットフォーム「Cvent」では、QRコードによる受付管理やイベントバッジ（名刺）印刷、名刺交換・リード管理が楽になるリードキャプチャ機能など、リアルイベント用の機能が充実しています。

また、オンラインイベント、ハイブリッドイベントにもフル対応しており、チャット・質疑応答・投票で参加者からの反応を得ながらの配信、出展者と参加者とのオンライン商談等も実現可能です。

まとめ｜イベントの目的や成功の定義を明確にして効果的に開催しよう

本記事では主催イベントの流れやコツをご紹介しました。

イベントを主催する目的やゴール、成功の定義を明確にしておくことで、ブレずに企画や準備を進められるようになります。まず最初に「どのような結果を得たいのか」を決めて、定期的に立ち返りながら企画してください。

イベント準備をすべてアナログで行うのは効率的ではありません。イベント管理やページ作成、メール配信、受付管理など、効率化できる部分はイベント管理ツールを使って行っていきましょう。

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