ハイブリッドイベントを1つのプラットフォームで開催。アンケート機能や受付管理機能を活用

関電工は、2023年2月に開催した「2022年度 技術開発報告会」において、イベント管理プラットフォームとしてCventを採用。アンケート機能や受付管理機能等を活用し、リアルとオンラインのハイブリット形式でイベントを開催した。

イベント概要

イベント名
2022年度 技術開発報告会

開催形式
ハイブリッド開催
（東京商工会議所 渋沢ホール（東京都千代田区）+オンライン）

イベント趣旨・目的
関電工の技術開発成果を報告することで、当社の技術力を、得意先をはじめとする多くのお客様にPRし、信頼度向上を図るとともに協業のきっかけや情報交換の場とする。

参加人数
合計約1000名
（リアル報告会・オンライン報告会・オンライン展示会）

報告会参加者属性
メーカー、工場、電力会社、IT、通信、出版、ゼネコン、コンサルタント、ビルオーナー等

ハイブリッド開催にした背景・リアルとオンラインの使い分け

本イベントは、2020年2月までは、毎年リアル会場のみの開催であったが、新型コロナウイルス感染拡大で2021、2022年は、完全オンライン開催となった。感染状況がやや落ち着いたことや、2021、2022年のお客様アンケートからリアル開催を望む声もあったことから、2023年はリアル+オンラインのハイブリッド開催とした。

リアル参加かオンライン参加かは、お客さまのご希望による募集を行い、リアルについては最大210名の先着順方式とした。リアル開催は、直接対面でのお客さまと営業担当とのコミュニケーションの場として有効であり、オンライン開催は、遠隔地のお客さまが参加いただける、急用ができてもオンデマンド聴講できるなどのメリットがあると想定している。

リアルで開催された報告会は、オンラインで同時配信。後日、オンデマンド配信も行った。

オンライン展示会の様子。文字だけではなく、動画やダウンロード資料等のコンテンツも用意。

Cvent導入によるメリット

Cventは、リアルとオンラインのハイブリッド開催が標準でシステムに組み込まれているので、今回のイベントには適合していた。また、アンケート集計機能が充実しており、参加者の嗜好の把握に役立った。

コロナ禍のなか、最もお客様の滞留が懸念された受付も、Cventが提供する受付管理用アプリケーション「OnArrival※」をiPhoneにダウンロードして対応。受付担当者がお客さまのQRコードを読み取る形での受付対応はすぐに慣れ、スムーズな運用が実現できた。体感的には、来場者管理シート（紙）による来場チェックに比べて１/４程度の時間で対応できた印象である。

※①受付担当者によるスキャン、②出席者によるセルフチェックイン、の二つの受付方法が選択可能。
※iPad/iPhone/Androidに、Cvent社提供アプリ「OnArrival」をインストールすることで利用可能。（セルフチェックインは iPad のみ対応。）

受付担当者がお客さまのQRコードを読み取る形で、スムーズな受付運用を実現。

イベントの成果

報告会を視聴されたお客さまが、昨年度に対し、約14％増となった。映像、音声ともフリーズすることなく明瞭であり、お客様からも好評を得られたことから、ハイブリッド開催による多様なお客さまニーズにお応えできたと想定している。

※本内容は2023年4月取材当時の情報です。