ハイブリッドイベント:最初に検討すべき3つのポイント

ハイブリッドイベントをプロデュースする

最初に検討すべきつのポイント

ハイブリッドイベントを企画するにあたって、リアルイベントをメインに実施し、オンラインからはビデオストリームを提供すればそれでよいと考えていませんか?
もし、同じコンテンツを使いながらもオンラインとリアルで参加すると別の体験になるのであれば、それは2つの異なるイベントです。そうであっても、他のイベントと差別化することができ、お客様に満足させる体験を与えることができるのであれば問題ないのかもしれません。しかしそれはハイブリッドイベントとして付加価値の高い体験を提供しているとはいえません。
ハイブリッドイベントであるからには、リアルの要素とオンラインでの要素、その2つを効果的に利用して1つのイベント体験に作り上げる必要があるのです。
イベント担当者は、今までのように、イベントにかかわる様々な準備を着々とこなす「担当者」であっては、ハイブリッドイベントは成功しません。
イベント全体を作り上げ、お客様を魅了することを目的とする「プロデューサー」である必要があるのです。

「イベントプロデューサー」へ移行するために

ハイブリッドイベントを成功させるには多くの作業が必要です。しかし、その作業をこなすことに埋もれていては、魅力的なイベントを作り上げることは不可能です。
自分自身をこのイベントプログラムの設計者と考える必要があります。
あなたは、オンサイトでの出席者とオンラインでの出席者の両方に対応するテーマを作成する責任があり、魅力的で効果的なプログラムを設計するのはあなた次第です。
ハイブリッドイベントに必要となる作業として何が必要なのか、どこまで完了しているのか。「作業」の部分の効率をあげて、プロデュース作業にもっと時間を使う必要があります。
作業を効率化するには、イベントプラットフォームを活用し、イベントの企画を考え抜くことができれば、イベントチームも、参加者も満足いく結果を得ることができるのです。

このコラムでは、イベントをプロデュースする際にまず検討すべきポイントを3つ紹介します。

1.セッションの長さは?

複数のセッションで構成されるイベントの場合、それぞれのセッションの時間を適切に設定する必要があります。
各セッションで、講演者が話をする時間は1時間になりますか?30分?15分?
それぞれ違う長さでしょうか?

セッションの長さには、バランスが重要です。
準備したすべての情報を共有できるように十分な長さである必要がありますが、オンラインの参加者が集中してイベントに参加し続けることを考えると、十分に簡潔で短い必要もあります。 

2.1日のセッション数は?

情報やコンテンツの数で人々を圧倒したいわけではありません。
オンサイトの参加者は、会場へ来てイベントに参加するために「わざわざ移動してきた」ため、より多くのセッションに参加したいと思う可能性が高くなります。一方で、オンラインでの参加者は、PCの画面やスマートフォンを見ていると、コンテンツに集中して参加できる時間が短くなる可能性があります。

1つの解決策として、オンラインでの参加者には、1日あたりのライブセッション数を少なくすることが挙げられます。さらに、特定のセッションだけに参加者が殺到しないようにします。その代わりに、オンラインでは自由なタイミングでコンテンツにアクセスできるように、より多くのオンデマンドコンテンツを提供します。

3.オンラインとリアルで異なるセッションを提供するかどうか?

イベントへの登録が始まる前に、オンサイトでの参加者への専用となるセッションと、オンラインからの参加者専用のセッションを準備するかどうか、明確にする必要があります。

たとえば、オンラインからの参加者が体験しないオンサイトでのネットワーキングセッションを実施しますか?
代わりに、オンラインでの参加者に何を提供しますか?

イベントの目的に立ち戻る

イベントは登録するお客様の数が多ければよい、そのために目玉となる講演者だけ確保すればいい・・・
リードの数だけを追いかけていると、目的を見失いがちです。

  • お客様に有益な情報を提供すること、イベントで素晴らしい体験をしてもらうこと。
  • お客様がイベントに費やしていただいた時間分の価値をきちんと与えること。

その結果でお客様が満足され、その後の営業活動や、お客様との関係強化へと続いていくのです。

目的を達成するための近道としては、適切なイベントプラットフォームを活用することです。
世界中のイベントを数多く支えてきているCventは、多くのイベントプランナーの声をもとに機能を進化させてきています。

あなたのイベントも、世界のイベントのベストプラクティスを活用して成功へ進んでみませんか?