ハイブリッドイベント成功のための4つのポイント

ハイブリッドイベント成功のための4つのポイント

ハイブリッドイベントを企画するにあたって、リアルイベントをメインに実施し、オンラインからはビデオストリームを提供すればそれでよいと考えていませんか?
もし、同じコンテンツを使いながらもオンラインとリアルで参加すると別の体験になるのであれば、それは2つの異なるイベントです。そうであっても、他のイベントと差別化することができ、お客様に満足させる体験を与えることができるのであれば問題ないのかもしれません。しかしそれはハイブリッドイベントとして付加価値の高い体験を提供しているとはいえません。
ハイブリッドイベントであるからには、リアルの要素とオンラインでの要素、その2つを効果的に利用して1つのイベント体験に作り上げる必要があるのです。

ハイブリッドイベントを成功させるにはオンラインイベントよりも、リアルイベントよりも、もっと多くの作業が必要です。しかし、その作業をこなすことに埋もれていては、魅力的なイベントを作り上げることは不可能です。魅力的で効果的なプログラムを設計するのはあなた次第です。
ハイブリッドイベントに必要となる作業として何が必要なのか、どこまで完了しているのか。「作業」の部分の効率をあげて、イベントの設計にもっと時間を使う必要があります。
作業を効率化するには、イベントプラットフォームを活用し、イベントの企画を考え抜くことができれば、イベントチームも、参加者も満足いく結果を得ることができるのです。

ハイブリッドイベントを成功させる方法を考えていくうえで、重要な4つのポイントがあります。このコラムでは、ハイブリッドイベントに必須な4つの要素について説明します。

1.コンテンツ

オンラインのイベントでも、リアルでのイベントでも同じように、やはりハイブリッドイベントでもコンテンツが重要です。オンサイトでの出席者とオンラインでの出席者のどちらも、イベントに「積極的に参加」していることを確認する必要があります。ここで「1つのイベント、2つの経験」を頭に入れておくことが重要です。両方の参加者に同じコンテンツを同じ方法で提供することはできません。 オンサイトでの出席者とオンラインでの出席者に異なる方法でコンテンツを提供するための方法について、いくつかのアイデアを次に示します。

オンライン専用でオンサイトに担当者を配置する

オンサイトの参加者は、ステージまたは表彰台に向かえば、何等かの講演に参加できる可能性があります。一方で、オンラインの参加者は、イベントの輪から取り残されたように感じたり、アクションからさらに遠ざかったりする可能性があります。イベントコーディネーターの1人に仮想参加者だけに対応してもらうことで、この問題を解決します。参加者と具体的に仮想体験について話し、仮想のみのセッションやネットワーキングの機会を紹介することができます。

オンライン専用に別のコンテンツを作成する

基調講演のような大規模なセッションは、オンサイトとオンラインの両方の参加者に提供されます。
一方で、オンサイトで実施されているネットワーキングセッションをオンラインからの参加者は視聴するだけであれば、参加してもらう意味がありません。
たとえば、その代わりに、オンラインの参加者には、業界の専門家とのオンライン限定での独占インタビューを提供したり、ソートリーダーの集まるパネルディスカッションをオンライン限定で提供するといったアイディアはどうでしょうか。
カスタマイズされた登録パスを使用してオンサイトセッションとオンラインセッションを効果的に指定し、参加者が誤ったセッションに登録しないようにすることができます。 

コンテンツをオンデマンドで提供する

PC画面の前でオンラインイベントの出席者の注意を維持することは、オンサイトの出席者の注意を維持することよりもはるかに困難です。オンラインでの参加者は、1日を通してほかの仕事やメールなどの通知が割り込んでくる場合や、もともと1〜2時間しかイベントに参加するつもりがないという場合もあります。
オンラインの参加者がより都合の良い時間にできるだけ多くのコンテンツにアクセスできるように、可能な限り多くのコンテンツがオンデマンドで提供されるように調整してください。

多くの参加者が興味があるトピックを提供し続ける

リアルイベントでは、休憩後にどのようなセッションがあり、それぞれどんなトピックが紹介されるかを参加者に通知するのが一般的です。これと同じ体験をオンラインの参加者にも提供するようにしてください。
オンラインの担当者は、オンラインでの参加者に次に続くセッションを思い出させて、必ず参加できるように促します。ゲーム化されたアプリエクスペリエンスを使用して、休憩中に彼らを楽しませ、次のセッションに興奮させることもできます。

2.コミュニティ

オンサイトの参加者には、イベントでコミュニティに参加していることを直接体感できるという利点があります。参加者が直接ネットワークを作り、有機的な会話をし、つながりを確立することは比較的簡単です。
一方で、このコミュニティにオンラインの参加者を巻き込むためには、少し仕掛けが必要です。

ライブ投票とQ&Aをセッションに組み込む

ライブでの投票やQ&Aなど、イベントプラットフォームに接続されたアンケートツールを使用して、オンラインの参加者とオンサイトの参加者をつなぎます。オンサイトにいたとしても、モバイルからアクセスできるツールを使えば、参加者全体の一体感を作り出すことができます。
セッション中に、両方の聴衆に質問をなげかけ、投票のトピックに回答するように促します。
全ての参加者が一体になり、イベントに積極的に参加し、互いに対話できるようにします。
すべての参加者からのフィードバックを効果的に活用する絶好の機会です。

オンラインでのコラボレーションセッションを作成する

リアルイベントでブレイクアウトセッションが行われている間に、オンラインでの出席者にも同じ機会を提供することができます。イベント管理ツールを活用すると、イベント内に複数のミーティングルームを作成できます。オンラインの参加者を集めて、小さなグループに接続してもらい、コミュニティを構築できるようにします。

3.スポンサーシップ

スポンサーシップは、あらゆるイベント形態で実現できます。スポンサーとして協賛するからには、イベントで得ることができる価値を明確にする必要があります。ハイブリッドイベントの場合は、オンラインとオンサイトの両方でどのような価値が提供できるのか、その機会はオンラインだけ、リアルイベントだけ、と比較してもより多くのリターンを期待することになります。
スポンサーをオンライン、オンサイトの両方の参加者とコンタクトできるように設計することで、高い価値を生み出す方法はたくさんあります。

具体的には、このような6つの例があります。

  1. イベントアプリケーションやイベントサイトのバナー広告
  2. イベントアプリケーションやメールなどを活用したプッシュ通知
  3. スポンサーセッション
  4. イベントウェブサイト上のスポンサーページ
  5. オンサイトおよびオンラインでのスポンサーブースやミーティングスペース
  6. オンデマンドコンテンツにアクセスする際のコマーシャル

4.イベントデータの分析

イベント後のアクションは、イベントで何を実施するかと同じくらい重要です。
イベントを主催するとしても、参加するとしても、その結果として、リードの数だけではなく、何かインサイトを得なければ意味がありません。

イベント後には、アンケートを送信して、どのコンテンツが人々の共感を呼んだか、参加者がオンサイトとオンラインでの体験についてどのように感じたかを把握してください。また、イベント中の参加者のデータも確認してください。多くのセッションに参加したり、多くの質問をしたり、スポンサーと関わったりした参加者には必ずフォローアップしてください。

ハイブリッドイベントを成功させるために

ハイブリッドイベントでは、多くの要素全体を管理し、準備していく必要があります。
個別の機能を個別に別の担当者が準備していっても、すべてをまとめたり、進捗状況を管理するのはとても大変です。
必要な機能がすべてそろうイベントプラットフォームを活用することで、準備状況の把握やデータの管理などが格段に簡単に実現できるようになります。

Cventは、リアルでのイベントマーケティングをデジタルで変革し続けてきた歴史と実績があります。
もちろん、オンラインでのイベントに必要な機能も充実しています。
ハイブリッドイベントにむけて、Cventができることについて興味を持っていただけましたらぜひご相談ください。